Video: Torsten Tiedt: So wählen Sie die richtige Aktie - Anlegerclub Spezial 2024
Ziehst du deine Haare über die Gehaltsliste? Ihre eigene Gehaltsabrechnung, auch für nur einen Mitarbeiter, hat viele Fallstricke für den Kleinunternehmer. Es gibt viel zu wissen, und mit vielen Bundes-, Landes- und lokalen Lohnsteuerregelungen Schritt zu halten ist ein Schmerz. Darüber hinaus haben Sie Fristen zu treffen, für Zahlungen und Berichte an alle diese Agenturen.
Es ist kein Wunder, dass sich viele kleine Unternehmen für diese Aufgaben an Gehaltsabrechnungsdienste wenden.
Aber welcher Lohnservice ist der Beste?
Was sind Gehaltsabrechnungsdienste?
Es gibt zwei Arten von Gehaltsabrechnungsdiensten: Online-Dienste und (mangels einer besseren Laufzeit) persönliche Dienste. Die Online-Dienste können Apps oder online sein. Die persönlichen Dienste sind ein Geschäft, das einer Person gehört, die online eine Gehaltsabrechnung durchführen kann oder die lokal sein kann.
Der Bewertungsprozess funktioniert für beide Arten von Gehaltsabrechnungsdiensten gleich. Aber dieser Artikel wird sich auf die Online-Dienste konzentrieren. Hier sind einige Funktionen, die Sie berücksichtigen sollten:
Wie viel kostet ein Online Payroll Service?
Das erste, was Unternehmer bei der Suche nach einer Gehaltsabrechnung fragen, ist: "Wie viel kostet es?" Während Kosten wichtig sind, sind andere Faktoren ebenso wichtig.
Betrachten Sie die Kosten des Dienstes jetzt und in Zukunft. Wenn Sie ein sehr kleines Unternehmen mit nur einem oder zwei Angestellten haben, möchten Sie vielleicht Ihre Kosten begrenzen, indem Sie einen skalierbaren Service verwenden, bei dem die Kosten für nur wenige Mitarbeiter minimal sind und sich beim Hinzufügen von Mitarbeitern und Services erhöhen.
Für die meisten Gehaltsabrechnungsdienste, die ich mir angesehen habe, sind die Kosten pro Monat, also können Sie jederzeit ändern. Die meisten basieren auf der Anzahl der Mitarbeiter. Einige bieten eine 1099-Option für zahlende Auftragnehmer, Lieferanten oder Freiberufler. (Eine kurze Liste mit Kosten finden Sie am Ende dieses Artikels.)
Die Kosten für einige der Dienste sind in zwei Stufen enthalten: ein einfacher Dienst, der lediglich Gehaltsschecks berechnet und ausliefert, möglicherweise mit einem W-2-Dienst, und eine Full-Service-Option, die auch die Einzahlung und Zahlung von Lohnsteuern und Steuererklärungen vorsieht, einschließlich Formular 941 (das vierteljährliche Steuerformular für die Lohnsteuer).
Was sollte ein Full-Service Payroll Service beinhalten?
1 . Setup, Schulung und Dashboard. Das System sollte einfach eingerichtet werden können. Sie sollten über ein Dashboard verfügen, das Sie durch Prozesse führt und es Ihnen ermöglicht, Aktivitäten wie Einreichungen und Gehaltsabrechnungen zu überprüfen. Das Training sollte einfach sein, mit guten Videos, die Ihnen helfen, die verschiedenen Prozesse durchzuarbeiten. Welches Niveau von Gehaltsabrechnungswissen nehmen Sie an, das Sie haben? Die meisten Unternehmer haben wenig Wissen, daher sollte Ihr Dienst detaillierte Grundkenntnisse über Lohnkonditionen, Gehaltsabrechnungen und Einreichungen vermitteln.
2. Gehaltsschecks . Jedes dieser Systeme ermöglicht es Ihnen, die Informationen für jeden Mitarbeiter einzugeben, einschließlich des W-4-Formulars für die Quellensteuer auf die Einkommensteuer und andere Informationen, die für die Erstellung von Gehaltsabrechnungen benötigt werden. Systeme sollten Ihnen erlauben, gedruckte Schecks zu schreiben oder Schecks direkt deponieren zu lassen (der beste Weg). Erkundigen Sie sich bei Ihrer Bank über ihre Anforderungen.
3. W-2 bildet. Ihre Dienststelle sollte Ihnen die W-2-Formulare zur Verfügung stellen, die jährliche Lohn- und Steuererklärung für Arbeitnehmer, die Sie den Mitarbeitern im Januar vorlegen müssen. Die Full-Service-Option sollte diese Formulare auch zum richtigen Zeitpunkt bei der Social Security Administration für Sie einreichen.
4. Lohn- und Einzahlungssteuern. Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Dienst.
Jemanden anzumelden und diese Steuern zu zahlen, ist eine große Verantwortung. Ein Full-Service-System sollte alle relevanten Lohnsteuer- und Lohnsteuerunterlagen für Sie einreichen. Sie sollten in Ihrem Namen Zahlungen an die zuständigen Bundes-, Landes- und lokalen Aufsichtsbehörden leisten. Formulare sollten Formular 941 - Vierteljährliche Lohn- und Steuererklärung und Bundes- und Landesarbeitslosensteuerformulare enthalten.
Der Dienst sollte auch die staatlichen und lokalen Lohnsteuern nachverfolgen, was eine große Hilfe ist, wenn Ihre Mitarbeiter in verschiedenen Städten und Staaten arbeiten.
Welche weiteren Funktionen sollte ich erwarten?
Steuergarantien. Ihr Dienst sollte garantieren, dass Steuerformulare vor allen Fristen versandt werden und dass die Zahlungen rechtzeitig erfolgen, damit Sie keine Geldbußen oder Strafen erhalten. Der Dienst sollte zustimmen, Geldstrafen oder Geldstrafen für verspätete Einreichung oder Zahlung zu zahlen.
Wenn Sie diese Garantie nicht übernehmen, verwenden Sie sie nicht.
Mobile Zugänglichkeit. Sie sollten auf das Dashboard zugreifen und Änderungen vornehmen, Informationen auf Ihrem Computer, Mobiltelefon oder Tablet senden oder sogar Informationen anfordern können.
Mitarbeiterselbstbedienung. Einige dieser Dienste verfügen über ein Dashboard, über das sich die Mitarbeiter anmelden und Informationen zu ihren Gehaltsabrechnungen abrufen können. Sie können möglicherweise W-4-Informationen online ändern.
Integration in Ihr Buchhaltungssystem. Wenn Sie Ihren Lohnbuchhaltungsdienst in Ihr Buchhaltungssystem integrieren, sparen Sie Zeit und Geld. Intuit Payroll wird nur mit QuickBooks Online verkauft, daher könnte dies eine gute Option für Sie sein, wenn Sie bereits über QBO verfügen. Die Patriot-Software verfügt über ein Buchhaltungssystem, das Sie Ihrem Gehaltsabrechnungsservice hinzufügen können.
Weitere wichtige Fragen
Support und Service. Dieses ist wirklich wichtig. Dinge passieren und Payrolls müssen zu bestimmten Zeiten ausgeführt werden. Sie müssen wissen, dass Ihr Service verfügbar und hilfreich ist.
Die höchste Service-Stufe ist der Anruf. Welche Stunden hat der Helpdesk?
Die zweithöchste Ebene ist Chat. Was sind ihre Stunden?
Die dritte Ebene ist E-Mail. Wie schnell reagiert Ihr Dienst auf E-Mails?
Stellen Sie während der Testphase oder der ersten 30 Tage sicher, dass Sie mehrmals Kontakt aufnehmen, um den Support zu bewerten.
Aktualisierungen. Lohnsteuervorschriften und Steuersätze ändern sich ständig.Fragen Sie bei der Evaluierung von Systemen, wie sie ihre Software aktualisieren und wie sie Ihnen diese Aktualisierungen mitteilen.
Sicherheit. Wie sicher ist ihr System? Ist es (wahrscheinlich) in der Cloud? Wie oft sichern sie sich?
Andere zusätzliche Dienste, die Sie wünschen können
1099 Service. Einige dieser Systeme verfügen über ein Add-on (gegen Aufpreis), mit dem Sie Vertragsarbeiter, Lieferanten und Freiberufler bezahlen und ihnen 1099-MISC-Formulare ausstellen können (ähnlich wie W-2-Formulare für Mitarbeiter). Der Dienst sollte auch die Einreichung von 1099-MISC-Formularen bei der IRS bereitstellen.
Sicherungseinbehalt . Wenn Sie Nicht-Angestellte zahlen, müssen Sie möglicherweise eine Sicherheitsrückbehaltung aus ihren Zahlungen vornehmen. Wenn Sie über den Dienst 1099 verfügen, sollte Ihr Dienst in der Lage sein, dies zu tun und Berichte zu erstellen.
Wo Sie potenzielle Dienste prüfen können
Wenn Sie Ihre Auswahl auf einige Dienste eingegrenzt haben, überprüfen Sie sie. Überprüfen Sie die Online-Bewertungen, aber verlassen Sie sich nicht zu sehr auf sie. Ein besserer Ort, um zu überprüfen, ist das Better Business Bureau. Sehen Sie, welche Beschwerden gegen diese Firma eingereicht wurden und wie sie geklärt wurden.
Was sind einige Payroll Services zu berücksichtigen?
Wenn Sie online suchen, finden Sie viele Gehaltsabrechnungsdienste. Hier sind nur einige, mit denen Sie Ihre Suche beginnen können. Ich wählte die Full-Service-Option für jeden.
I für die Full-Service-Personalabrechnung. Dieser Dienst ist ein Add-On zu QuickBooks Online. Die Preisgestaltung hängt davon ab, welche QBO-Version Sie wünschen und welche Gehaltsabrechnungsdienste Sie benötigen. Die Preisgestaltung ist monatlich.
Patriot Payroll Software . Ihr Full-Service-Gehaltssystem beginnt für einen Mitarbeiter bei 25 US-Dollar pro Monat und nimmt mit der Anzahl der Mitarbeiter zu.
Gehaltsscheck. Ihr System basiert auf der Anzahl der Mitarbeiter. Sie benötigen ein schriftliches Gebot von einem potenziellen Kunden, bevor sie Preisinformationen veröffentlichen.
Gusto : Ihre Preise betragen $ 39 pro Monat Grundpreis plus $ 6 pro Monat pro Person (ich nehme an, das bedeutet pro Person, die bezahlt wird).
ADP hat drei Stufen der Gehaltsabrechnung, einschließlich HR. Es war keine Preisgestaltung verfügbar.
Wie man ein Gehaltsabrechnungssystem ausprobiert
Ein letztes Problem: Das Problem beim Ausprobieren dieser Systeme besteht darin, dass Sie "live" gehen müssen und Sie nicht mehr als einmal Gehaltsschecks ausstellen können. Patriot und Gusto haben Demo-Versionen, die Sie ausprobieren können. ADP hat zwei kostenlose Monate Gehaltsabrechnung, aber das bedeutet, dass Sie verpflichtet sind, nach zwei Monaten mit ihrem System zu laufen.
Tipps zur Auswahl der besten Branding-Strategie für Ihr Unternehmen
Wissen Sie, wie Sie die beste Branding-Strategie auswählen? Verwenden Sie diese effektiven Tipps zur Markenführung, um Ihre Zielgruppe und Ihre Ziele festzulegen.
Ideen für Branding Ihr Unternehmen: Energize Ihr Unternehmen
Business Branding-Ideen für Frauen in Unternehmen: 10 einfache Tipps, mit denen Sie Ihre Marke erfinden und zu Ihrer eigenen machen können.
Ihr Wert Hinzufügen Was für Ihr Unternehmen wichtig ist
Verstehen Sie den Wert, den Sie zum Erfolg Ihres Unternehmens hinzufügen? ? Es ist etwas, das Sie bei der Arbeit wertvoll macht. Es ist entscheidend für den Erfolg.