Wie Sie die Kosten für Mitarbeiter-Geschäftsreisen

Mit einiger Sympathie für Arbeitgeber, die versuchen, die Reisekosten zu kontrollieren, ist es nicht der richtige Anfang oder Abschluss, wenn Mitarbeiter gebeten werden, Räume zu teilen.

Diese Ideen sind weniger anstrengend und beleidigend für den durchschnittlichen Mitarbeiter, der für seinen Arbeitgeber geschäftlich unterwegs ist. Mitarbeiter sind normale Menschen, die auf Geschäftsreisen nur etwas Privatsphäre und Distanz zu Kollegen haben wollen, vor allem, wenn sie den Tag mit Kollegen verbracht haben.

Die Arbeitgeber müssen die Mitarbeiter nicht auffordern, Räume zu teilen.

Es gibt andere Möglichkeiten, die Kosten für Geschäftsreisen mit Mitarbeitern zu sparen. Beispiel:

• Fordern Sie Mitarbeiter auf, am selben Tag wann immer möglich zu reisen.
• Entwickeln und implementieren Sie eine verbindliche Reiserichtlinie, die spezifische Details zu Tagessätzen an verschiedenen Reisezielen, bevorzugte Hotelketten, bei denen der Arbeitgeber einen Abzinsungssatz festgelegt hat, Erstattungen für Ausgaben und Limits, die eine Unterschrift des Managers im Voraus verlangen, wenn überschritten ..
• Halten Sie die Mitarbeiter gemäß den Reisebestimmungen ohne vorherige Genehmigung von Ausnahmen an das Gesetz. Erstattet keine Ausgaben, die nicht von der Police oder der Ausnahme genehmigt wurden.
• Verrechnen oder verhandeln Sie Firmentarife mit Hotelketten, die für Ihre Ziele üblich sind. Suchen Sie nach Hotels, die Annehmlichkeiten wie ein kostenloses Frühstück, eine kostenlose Cocktailstunde, Snacks am Nachmittag und Vorspeisen sowie Kühlschränke und Kaffeemaschinen in den Zimmern bieten. Fordern Sie Mitarbeiter auf, diese Hotels und Annehmlichkeiten zu nutzen, wenn sie verfügbar sind.

• Nutzen Sie bei der Buchung eine günstigere Hotelkette. Die meisten Angestellten würden einen Stern für einen privaten Raum verschenken. Erwarten Sie keine niedrigeren Standards in Bereichen wie Sauberkeit und andere Komfortleistungen für Angestellte von Hotels, die mit weniger Sternen bewertet werden. Ermitteln Sie regelmäßig reisende Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass die ausgewählten Standorte ihre Anforderungen erfüllen.
• Verwenden Sie einen einheitlichen Reisebuchungsservice wie American Express Global Business Travel, um die Kosten zu kontrollieren. Sie helfen Ihnen bei der Planung, der Einführung von Richtlinien, der Kosteneinsparung und der Begrenzung der Mitarbeiterausgaben. Sogar lokale Reiseleistungen können Ihnen dabei helfen, Geschäftsreisen zu sparen, aber der Vorteil für ein Unternehmen von American Express ist seine Reichweite auf nationaler und internationaler Ebene und seine Online-Dienste.
• Treffen Sie Vorkehrungen mit einer Fluggesellschaft, um ihre Dienste wann immer möglich zu nutzen, um bei jedem Flug einen Unternehmensrabatt zu erhalten. Fordern Sie Mitarbeiter auf, den Buchungsservice der Fluggesellschaft zu nutzen, zum Beispiel Southwest Airlines Corporate Travel. Arbeitgeber können auch sparen, wenn Flugzeuge weit im Voraus gebucht werden.
• Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter, die Last-Minute-Reiseentscheidungen treffen, eine Genehmigung erhalten. In einem Fall kostete ein Flugticket, das, wenn es ein paar Wochen im Voraus gebucht worden wäre, 300 USD gekostet hätte, in einem Kundenunternehmen mehr als 1200 USD, wenn der Mitarbeiter zwei Tage vor der Veranstaltung reservierte.Dies sollte nur im Notfall geschehen, da die meisten Tickets übertragbar sind, selbst wenn sie nicht erstattet werden.
• Reduzieren Sie Reisekosten in anderen Bereichen, wie Mahlzeiten und Alkoholpauschalen und Transportkosten. Variieren Sie die Tagebücher nach Ort. New York City ist beispielsweise teuer im Vergleich zu Las Vegas. Kleinere, nicht zum Resort gehörende Gebiete sind noch erschwinglicher. Ihre Reiserichtlinien sollten die Kosten widerspiegeln, die Ihre Mitarbeiter bei Reisen in verschiedene Bundesstaaten und Regionen erleiden werden.

• Experimentieren Sie mit virtuellen Meetings, Diensten wie Skype for Business und Videos. Während anfänglich unbequem, sind nicht persönliche Treffen eine erworbene Fähigkeit. Mitarbeiter werden immer komfortabler, wenn sie diese Dienste im Laufe der Zeit nutzen. Webinare eignen sich gut für verschiedene Arten von Schulungen, insbesondere für Seminare, bei denen mehrere Mitarbeiter teilnehmen können.
• Fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, günstigere öffentliche Verkehrsmittel und Shuttleservices zu nutzen, wenn diese verfügbar sind, anstatt Taxis, insbesondere wenn Mitarbeiter zwischen Flughäfen und Hotels reisen. Die meisten großen Konferenzen bieten einen kostenlosen Shuttleservice zwischen den Hotels und dem Konferenzzentrum. Weniger Taxinutzung oder die Anforderung, dass sich Mitarbeiter für ein Gruppentaxi versammeln, kann viel Geld sparen.

Wenn Sie erwachsene Mitarbeiter dazu auffordern, rechtzeitige Reservierungen vorzunehmen, Budgetkosten für ihre Geschäftsreisen zu übernehmen und andere Optionen als Reisen für Meetings und Schulungen zu erkunden, ist dies der richtige Ansatz, um die Kosten für Geschäftsreisen zu senken.

Sie respektieren die Mitarbeiter.

Sie kommen dem Arbeitgeber zugute, weil sich die Angestellten respektiert und umsorgt fühlen, was positive Moral erzeugt. Sie halten den positiven Beziehungszyklus in der richtigen Richtung.

Weitere Informationen zu Geschäftsreisen finden Sie unter Geschäftsreisen.