Wie man die besten Event-Planer-Verträge verhandelt

Vier Wörter sollten in Ihrem Veranstaltungsplanungshandbuch ihren Platz haben: Beschreiben Sie es schriftlich . Die meisten von uns haben die Phrase irgendwann einmal gehört. Aus gutem Grund. Versprechungen, die während des Gesprächs gemacht werden, können leicht zu einer entfernten Erinnerung werden oder ganz vergessen werden. Die vereinbarte Klausel schriftlich zu beschaffen, dient dem Schutz beider Parteien und ist eine Notwendigkeit im Geschäft. Zu wissen, wie man die besten Event-Planer-Verträge verhandelt, ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum Erfolg.

Geben Sie an, welche Services Sie bereitstellen

Sie denken vielleicht, dass es als Veranstaltungsplaner ziemlich offensichtlich ist, welche Services Sie bereitstellen werden. Umso mehr Grund, diese sehr detailliert zu beschreiben. Veranstaltungsplaner bieten eine breite Palette von Dienstleistungen an; Das Ziel hier ist, festzustellen, was Sie bereitstellen werden, um spätere Verwechslungen zu vermeiden. Sei es die Menüauswahl, die Blumenarrangements oder die Wahl des Veranstaltungsortes, geben Sie klar die Gegenstände an, die Sie tragen. Nach der Unterzeichnung sind Ihre Verantwortlichkeiten auf die im Veranstaltungsplaner-Vertrag enthaltenen spezifischen Punkte beschränkt.

Zwischen den Zeilen lesen

Beachten Sie bei der Überprüfung von Veranstaltungsverträgen die Details. Lesen Sie jede Zeile sorgfältig durch. Und dann zwischen den Zeilen lesen. Halten Sie Ausschau nach einer Sprache, die vage ist. Gegenstände, die allgemein angesprochen werden, können interpretiert werden und können verheerende Schäden für Sie und Ihre Eventplanung verursachen.

Achten Sie auf versteckte Gebühren oder Klauseln, die darauf hindeuten, dass zusätzliche Gebühren anfallen können. Klären Sie diese Add-ons oder verhandeln Sie, um sie vollständig aus dem Veranstaltungsvertrag zu entfernen.

Frage, Frage, Frage

Wenn Sie im Begriff sind, einen Ereignisvertrag auszuhandeln, müssen Sie jede Anklage in Frage stellen. Wenn ein Hotel oder ein Verkäufer einen im Veranstaltungsvertrag aufgeführten Artikel hat, sollte es in der Lage sein, seine Anwesenheit dort zu erklären und die damit verbundenen Kosten zu begründen.

Manchmal kann die bloße Bitte um Klärung dazu führen, dass die Gebühr nicht erhoben wird.

Sei nicht eingeschüchtert. Als Jugendliche wird uns beigebracht, dass die einzige dumme Frage die nicht gestellte Frage ist. Wenn Sie verhandeln, fragen Sie nach. Wenn Ihnen etwas in einem Vertrag nicht klar ist, fragen Sie. Wenn Sie feststellen, dass eine Werbebuchung ausgelassen wurde, fragen Sie. Besser jetzt zu fragen, als später den Preis dafür zu bezahlen.

Akzeptiere nicht, was du nicht willst; Fragen Sie, was Sie lieber tun möchten

Wenn kostenlose Ortsgespräche aufgrund der Verfügbarkeit von Mobiltelefonen für Ihre Gäste nicht wichtig sind, akzeptieren Sie das nicht als eingeschlossene Annehmlichkeit. Fordern Sie stattdessen das Hotel auf, diese Werbebuchung gegen etwas einzutauschen, das für Ihre Gäste wichtig ist. Niedrigere Preise oder Rabatte können für Sie viel wertvoller sein, machen Sie also eine Liste jener "Werbegeschenke", die Sie nicht wollen, und verhandeln Sie stattdessen für etwas Besseres, das Sie wollen.Zu den Annehmlichkeiten, die in der Regel zur Verfügung stehen, gehören Flughafentransfers, kostenlose Fitness-Club-Pässe, Zimmer-Upgrades, Internet-Service, kostenloser Versand und Empfang und vieles mehr.

Zahlungsplan

Stellen Sie sicher, dass Ihr Terminplanungsvertrag Ihren Zahlungsplan angibt. Dies beinhaltet die erste Einzahlung oder den Erhalt und Details darüber, wie zukünftige Zahlungen geleistet werden.

Der Zeitplan für Zahlungen kann an bestimmte Meilensteine ​​im Ereignisplanungsprozess gebunden sein oder ein festes Datum im Kalender vor dem Ereignis sein. Entwickeln Sie den Zeitplan, der für Ihr Eventplanungsgeschäft und Ihren Cashflow am besten geeignet ist. Seien Sie sicher, irgendwelche Steuern und addierte Gebühren einzuschließen. Am wichtigsten ist, beginnen Sie nicht mit der eigentlichen Arbeit an der Planung einer Veranstaltung, bis Sie die erste Einzahlung erhalten haben. Wenn die Einzahlung nie auftaucht, hast du die ganze Arbeit umsonst gemacht. Buchstäblich.

Veranstaltungsstornierung

Während Sie Ihre Zeit und Ihre Energie auf die Planung einer Veranstaltung konzentrieren, ist das letzte, woran Sie denken, die Absage dieses Ereignisses. Wenn Ihr Kunde jedoch entscheidet, die Veranstaltung zu einem beliebigen Zeitpunkt abzusagen, nachdem die Arbeit begonnen hat (aus welchem ​​Grund auch immer), sollte Ihr Vertrag festlegen, was passiert, wenn die Veranstaltung abgesagt wird.

Dies ist ein notwendiger Schritt, um sich selbst, Ihr Eventplanungsgeschäft und Ihr erwartetes Einkommen zu schützen.

Der wichtigste Punkt, der schriftlich aufgenommen werden muss, ist, dass die Anzahlung und alle vorherigen Zahlungen, die bis zum Zeitpunkt der Stornierung geleistet wurden, nicht erstattungsfähig sind. In der Veranstaltungsplanung wird der Großteil der Arbeit vor dem eigentlichen Ereignis abgeschlossen. Sie verdienen es, für bereits geleistete Arbeit bezahlt zu werden. Abhängig von Ihrem Zahlungsplan können Sie auch eine Klausel einschließen, die besagt, dass Kunden für Dienstleistungen bezahlen, die bis zu dem Datum erbracht werden, an dem Sie eine schriftliche Benachrichtigung erhalten, dass das Ereignis storniert wurde.

Kündigungsklausel oder höhere Gewalt

Eine Kündigungsklausel - oder höhere Gewalt - wird in einen Vertrag eingefügt, um eine oder beide Parteien von der Haftung für den Fall freizustellen, dass sie aus Gründen, die sie nicht zu vertreten haben, die Bedingungen des Vertrages nicht erfüllen. als Arbeitsniederlegungen, Krieg oder extremes Wetter. Die Absicht hier ist, Sie vor jeglichem Risiko zu schützen, das von unkontrollierbaren Umständen herrührt. Stellen Sie sicher, dass Sie durch diese Klausel geschützt sind, und geben Sie die Bedingungen und den Zeitrahmen für die Kündigung an. Zum Beispiel: "Jede Partei kann diese Vereinbarung ohne Haftung aus einem oder mehreren dieser oder ähnlichen Gründen kündigen, nachdem sie der anderen Partei innerhalb von zehn Tagen nach diesem Ereignis schriftlich mitgeteilt wurde. "

Schadloshaltung" ("Es ist nicht Meine Störung")

Eine Freistellungsklausel schützt, wenn die andere Partei etwas tut, was Ihnen Schaden zufügt oder einen Dritten veranlasst, Sie auf Schadensersatz zu verklagen. Die Klausel ist ein Versprechen, das im Wesentlichen besagt, dass die andere Partei Sie nicht für Ansprüche, Verluste, Schäden, Verbindlichkeiten und Aufwendungen haftbar machen kann, die auf Fahrlässigkeit, Nichterfüllung oder vorsätzliches Fehlverhalten zurückzuführen sind. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Vertrag diese Klausel enthält.

Wenn Sie verhandeln, bereiten Sie sich vor

Machen Sie Ihre Hausaufgaben, bevor Sie mit den Vertragsverhandlungen verhandeln.Bestimmen Sie, was an der Planung dieses Ereignisses beteiligt ist und welche Begriffe und Schutzmaßnahmen Sie wünschen. Ihr Vertrag sollte geteilte Verantwortung widerspiegeln, um einseitige Vereinbarungen zu vermeiden. Was für eine Partei gut ist, ist gut für die andere. Wenn Sie verhandeln, seien Sie ein guter Zuhörer. Achten Sie auf Vertragsgegenstände, die verhandelbar sein können, und auf solche, die Ihnen unangenehm sind. Sei zuversichtlich und schwanke nicht unter Druck. Bleib standhaft. Unterschreiben Sie nichts, bis Sie vollkommen überzeugt sind, dass die Bedingungen fair sind und Ihnen den Schutz bieten, den Sie benötigen.