Verwalten Sie einfach Geschäftsausgaben-Datensätze

Wenn Sie sich die Zeit genommen haben, eine Liste aller Aufgaben zu erstellen, die Sie für die Verwaltung Ihres Unternehmens ausführen müssen, und diese anschließend in Bezug darauf, wie viel Sie ihnen gefallen haben, bestellen, im? Zweihundertsiebzig? Oder sogar niedriger?

Aber während die meisten von uns definitiv das Management von Geschäftsaufzeichnungen als Arbeit betrachten und ihnen eine niedrige Priorität einräumen, erleichtert ein gutes Management nicht nur unser Arbeitsleben, sondern kann uns in der Steuerzeit wirklich Stress abnehmen.

So können Sie die Datensatzverwaltung vereinfachen:

1. Halten Sie Ihre geschäftlichen und persönlichen Ausgaben getrennt.

Klingt einfach, nicht wahr? Aber das ist der Teil des Plattenmanagements, der die meisten Leute anspricht. Wenn Sie zum Beispiel einen potenziellen Kunden für eine Golfrunde herausnehmen, ist dies eine persönliche Ausgabe oder eine Geschäftsausgabe? (Die Antwort ist persönlich, denn Greenfees sind keine abzugsfähigen Betriebsausgaben.) Fahrzeuge, die Sie aus persönlichen und geschäftlichen Gründen verwenden, sind ein weiteres Dauerproblem. Sie müssen wissen, was als legitime Geschäftsausgaben gilt und was nicht, und stellen Sie sicher, dass Ihre Geschäftsunterlagen dies genau wiedergeben (siehe Welche Geschäftsausgaben kann ich geltend machen).

2. Erhalten Sie ausreichende Unterlagen für alle Geschäftsausgaben.

Viele Geschäftsleute machen den Fehler zu glauben, dass "Listen" gut genug für die Verwaltung von Dokumenten sind. Zum Beispiel haben sie eine Liste von Einkäufen auf ihren Kreditkartenabrechnungen und denken, dass das gut genug ist, um diese Käufe als Geschäftsausgaben zu fordern.

Leider ist die CRA (Canada Revenue Agency) anspruchsvoller. Sie akzeptieren keine Kreditkartenauszüge oder stornierten Schecks als ausreichende Dokumentation für Ausgaben, wenn eine Rechnung oder ein Beleg normalerweise ausgestellt würde. Siehe Kann ich Geschäftsausgaben ohne Belege beantragen? Das IRS ist nachsichtiger und in der Abwesenheit einer Quittung akzeptieren Sie im Allgemeinen Kreditkartenauszüge und stornierte Schecks als Beweis für Spesenabrechnungen.

Bei der Führung von Aufzeichnungen sind zwei Punkte zu beachten:

a) Immer eine Quittung erhalten . Gewöhnen Sie sich an eine Quittung, wann immer Sie einen Kauf tätigen - egal wie klein. Geringe Kosten summieren sich auch und Sie benötigen die Dokumentation für Ihre Geschäftsunterlagen.

b) Beschriften Sie Ihre Belege, falls erforderlich . Es gibt immer noch Unternehmen, die Quittungen aushändigen, die nichts außer dem Datum haben, an dem der Artikel gekauft wurde und wie viel es kostet - was nicht sehr hilfreich ist, wenn man auf eine Quittung starrt, um herauszufinden, Gegenstand war und in welche Geschäftskostenkategorie es passt.

Wenn Sie eine Quittung erhalten, sehen Sie sie sich an und schreiben Sie die fehlenden / relevanten Informationen darüber, wie z. B. die Quittung und die Kostenkategorie sind.Sehen Sie 4 Tipps zur Handhabung von Quittungen, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihre Quittungen einfacher machen können.

3. Holen Sie sich ein separates Bankkonto für Ihr Unternehmen - und nutzen Sie es.

Während die Gebühren für Geschäftsbankkonten im Vergleich zu Privatkonten notorisch hoch sind, ist ein Geschäftsbankkonto für ein gutes Geschäftsaufzeichnungsmanagement absolut notwendig. Ein Geschäftsbankkonto hilft Ihnen, Ihre geschäftlichen und persönlichen Ausgaben getrennt zu halten. Sie werden alle Ihre geschäftlichen Einnahmen auf dem Geschäftskonto hinterlegen und alle geschäftlichen Ausgaben oder Zahlungen nur vom Geschäftskonto abziehen.

Was für ein Geschäftsbankkonto sollte man bekommen? Ein Chequerkonto - vorzugsweise eines, das monatliche Abrechnungen liefert und Ihre stornierten Schecks an Sie zurücksendet.

Business-Checks erleichtern Ihnen die Verwaltung von Datensätzen, da Sie die Memo-Zeile auf der Vorderseite jeder Prüfung verwenden können, um den Geschäftszweck der Ausgabe zu dokumentieren.

4. Haben und verwenden Sie eine separate Kreditkarte für Geschäftsausgaben.

Wenn Sie Ihre persönlichen Kreditkarten für Geschäftszwecke verwenden, werden Sie schnell in einen Rekordverwaltungssumpf fallen. Eine Geschäftskreditkarte vereinfacht Ihre Geschäftsaufzeichnung erheblich, indem Sie Ihre persönlichen und geschäftlichen Ausgaben voneinander trennen. (Es hilft auch, Ihr Geschäft professioneller aussehen zu lassen.)

5. Behalten Sie ein Meilenbuch Ihrer Geschäftsreisen bei.

Wenn Sie eines Ihrer Fahrzeuge zu geschäftlichen Zwecken verwenden, ist ein Meilenbuch eine große Hilfe bei der Datensatzverwaltung.

Notieren Sie sich den Kilometerstand (Kilometerstand) am Kilometerzähler zu Beginn des Jahres und geben Sie den Kilometerstand jedes Mal nach Datum ein, wenn Sie das Fahrzeug geschäftlich nutzen. Halten Sie Ihr Kilometerbuch im Handschuhfach Ihres Fahrzeugs. Wenn Sie mehr als ein Fahrzeug besitzen, das Sie für geschäftliche Zwecke verwenden, bewahren Sie ein Kilometerbuch auf. Siehe auch: Kraftfahrzeugausgaben (Income Tax in Canada).

6. Bewahren Sie alle Geschäftsunterlagen für ein bestimmtes Steuerjahr zusammen und an einem Ort auf.

Die Tatsache, dass Ihre Geschäftsunterlagen überall verstreut sind, ist eine echte Zeitverschwendung, wenn es um die Buchhaltung oder die Vorbereitung Ihrer Steuern geht, und die Organisation Ihres Geschäftsrekordverwaltungssystems nach Geschäftsjahr wird es viel einfacher machen, die Geschäftsunterlagen zu finden, die Sie brauchen. wenn du sie brauchst.

Benötigen Sie Hilfe beim Einrichten eines Ablagesystems? Weitere Informationen finden Sie unter Meistern Ihres Ablagesystems.

7. Behalten Sie Ihre Geschäftsunterlagen für die korrekte Zeitdauer bei.

Aus irgendeinem Grund scheint es eine Menge Verwirrung darüber zu geben, wie lange Sie Ihre Geschäftsunterlagen aufbewahren müssen. Für steuerliche Zwecke: "Wenn Sie Ihre Rückgabe rechtzeitig einreichen, bewahren Sie Ihre Unterlagen mindestens sechs Jahre nach dem Ende des Steuerjahres auf, auf das sie sich beziehen" (CRA). Dieser sechsjährige Zeitraum beginnt mit der letzten Verwendung der Geschäftsdatensätze, nicht von dem Zeitpunkt an, an dem die Transaktion stattgefunden hat. Weitere Informationen zur Führung von Geschäftsunterlagen für die CRA finden Sie unter Wie lange muss ich meine Geschäftsunterlagen aufbewahren?

Für US-Steuererklärungen: "Führen Sie Aufzeichnungen für 3 Jahre ab dem Datum, an dem Sie Ihre ursprüngliche Rückgabe eingereicht haben, oder 2 Jahre ab dem Datum, an dem Sie die Steuer gezahlt haben. Sie einen Antrag auf Gutschrift oder Rückerstattung einreichen, nachdem Sie Ihre Rückgabe eingereicht haben.Führen Sie Aufzeichnungen für 7 Jahre , wenn Sie einen Anspruch auf einen Verlust aus wertlosen Wertpapieren oder Forderungsausfall "(IRS) einreichen.

8. Buchhaltungssoftware macht es einfach

Mit ihrer Benutzerfreundlichkeit, Barrierefreiheit von mobilen Geräten und niedrige Kosten - die Cloud-basierten Buchhaltungssoftwarepakete von heute können das Records Management erheblich vereinfachen (siehe 6 Vorteile der Verwendung von Small Business Accounting Software) Für ca. 10 $ / Monat bieten Software-Anbieter wie FreshBooks und Zoho Basic Starter an. Pakete, die für Freiberufler und Einzelunternehmen geeignet sind, einschließlich Rechnungsstellung, Spesenabrechnung und einfache Berichterstellung.Verwenden Sie die Vorteile, wenn Sie zum Beispiel eine Rechnung direkt von Ihrem Smartphone senden, ein Foto von einem Mittagessen mit einem Kunden aufnehmen und aufzeichnen können. es als eine Ausgabe, oder verfolgen Sie abrechenbare Zeit mit einem eingebauten Timer.

Diese acht Sachen, die Sie machen können, um Ihre Rekordverwaltung leicht zu machen, sind nicht schwierig. r n r nWe wie viel des Verwaltungsgeschäfts, das mit dem Betreiben eines Geschäft, müssen sie nur gute Gewohnheiten und Ausdauer etablieren. Aber wenn Sie diese Regeln jetzt anwenden und folgen, werden Sie einen großen Unterschied nächste Steuerzeit sehen und Ihre Buchhaltung wird das ganze Jahr einfacher sein.

Siehe auch:

7 Möglichkeiten, das Chaos in Ihrem Kleinunternehmen zu kontrollieren

Verfolgen Sie nicht nur Ihre Zeit; Verwalte es!