Vollständige Formblatt I-9 Überprüfung der Erwerbsfähigkeit

Form I-9 wird verwendet, um die Anspruchsberechtigung von Arbeitnehmern in den USA zu überprüfen. Das Gesetz zur Einwanderungsreform und -kontrolle (1986) verlangt von Arbeitgebern die Überprüfung der Anspruchsberechtigung aller Beschäftigten bei der Einstellung. Die Überprüfung umfasst sowohl die Identität als auch die Eignung für die Arbeit. Der Mitarbeiter bestätigt die Gültigkeit der Informationen durch die Bereitstellung von Dokumenten, und der Arbeitgeber bestätigt, dass er die Dokumente überprüft hat. Arbeitgeber müssen das Formular im Falle einer Inspektion aufbewahren.

Formular I-9 ist auch die Grundlage für eine weitere Überprüfung durch den Arbeitgeber unter Verwendung des E-Verify-Systems.

Bevor Sie beginnen Ausfüllen von Formular I-9

Halten Sie Kopien von Formular I-9 bereit, bevor Sie mit der Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters beginnen. Stellen Sie sicher, dass Sie über die neueste Version von Formular I-9 verfügen. Das aktuelle Formular mit dem Ablaufdatum 31.03.2016, muss von Arbeitgebern verwendet werden, um die Beschäftigung nach dem 7. Mai 2013 zu überprüfen.

Exemplare des Formblatts I-9 (PDF-Format) sind auf der Website der US-amerikanischen Zoll- und Einwanderungsbehörde (USCIS) erhältlich. Dieses Formular kann online ausgefüllt und dann für Unterschriften ausgedruckt werden.

Formular I-9 muss zum Zeitpunkt der Einstellung ausgefüllt werden und Sie (der Arbeitgeber) müssen alle Formblätter I-9 für alle Mitarbeiter aufbewahren. Wenn das Formular vollständig ausgefüllt ist und Sie die vom Mitarbeiter vorgelegten Dokumente akzeptiert haben, können Sie den Mitarbeiter entlassen, wenn Sie feststellen, dass der Mitarbeiter seinen Anspruchsstatus verfälscht hat oder wenn sich herausstellt, dass die vom Mitarbeiter vorgelegten Formulare ungültig sind. ..

Ausfüllen von Abschnitt 1 - Mitarbeiterinformationen und Beglaubigung

Abschnitt 1 wird vom Mitarbeiter ausgefüllt. Der Mitarbeiter muss Name, Geburtsname, Adresse und Geburtsdatum angeben. Der Mitarbeiter sollte die Sozialversicherungsnummer angeben, diese Nummer ist jedoch optional, es sei denn, Ihr Unternehmen nutzt das E-Verify-System.

Der Mitarbeiter bestätigt dann seinen Status - einer der folgenden:

Bürger der Vereinigten Staaten

Nichtstaatsangehöriger Staatsangehöriger der Vereinigten Staaten

Rechtmäßiger ständiger Einwohner (einschließlich Alien #) > Ausländer, die zur Arbeit berechtigt sind (einschließlich Alien # oder Zulassungs #), bis (gegebenenfalls mit Ablaufdatum)

Jemand kann den Mitarbeiter bei der Ausführung von Abschnitt 1 des Formulars I-9 unterstützen. Der Abschnitt

Vorbereitung und / oder Übersetzerzertifizierung sollte vom Helfer ausgefüllt werden. Achten Sie darauf, den Namen und die Adresse des Helpers zu drucken. Abschluss von Abschnitt 2: Überprüfung und Überprüfung des Arbeitgebers

Abschnitt 2

wird vom Arbeitgeber ausgefüllt. Sie müssen die Dokumente überprüfen, die erforderlich sind, um sowohl die Identität (a) als auch (b) die Eignung des Arbeitnehmers für die Arbeit zu überprüfen. Beachten Sie, dass Dokumente in Liste A, z. B. ein US-Pass, die Identität und die Eignung für die Arbeit bestätigen. Die Dokumente in der Liste B überprüfen die Identität und die Dokumente in der Liste C bestätigen die Arbeitsprüfung.Sie müssen über ein Dokument aus JEDER Liste B und Liste C verfügen, wenn Sie kein Dokument aus Liste A haben. Akzeptable Dokumente

Eine Liste mit akzeptablen Dokumenten

ist auf der I- 9 Formular. Weitere Informationen über akzeptable Dokumente, einschließlich Beispiele für Dokumente, finden Sie im USCIS-Handbuch für Arbeitgeber. Hinweis zu Sozialversicherungskarten: Sie können keine laminierte Sozialversicherungskarte oder eine Sozialversicherungskarte akzeptieren, die besagt, dass sie für Beschäftigungszwecke nicht gültig ist. Ausdrucke aus der Sozialversicherungsverwaltung, die Informationen zur Sozialversicherung für einen Mitarbeiter enthalten, sind für eine Sozialversicherungskarte nicht akzeptabel.

Dokumente, die Ihnen zur Verifizierung vorgelegt werden, müssen dem Berechtigungsstatus entsprechen, den der Mitarbeiter beglaubigt hat. Wenn die Ihnen vorgelegten Dokumente nicht mit dem vom Mitarbeiter beglaubigten Status übereinstimmen, können Sie diese nicht akzeptieren. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel angibt, dass er US-Bürger ist, Ihnen aber eine "Green Card" zeigt, können Sie das Dokument nicht akzeptieren.

Verfallsdaten von Dokumenten

Einige Dokumente, wie ein Reisepass oder eine Arbeitsberechtigung, haben Ablaufdaten. Dokumente, die abgelaufen sind, können nicht überprüft werden. Wenn ein Dokument in der Zukunft abläuft, müssen Sie es akzeptieren, aber notieren Sie sich das Ablaufdatum in Ihrem Mitarbeiter-Aufzeichnungssystem. Wenn ein Dokument abläuft und der Mitarbeiter kein neues Dokument mit einem zukünftigen Ablaufdatum vorlegt, ist dieser Mitarbeiter nicht mehr berechtigt, in den USA zu arbeiten. Wenn Ihr Unternehmen inspiziert wird, drohen Ihnen möglicherweise Bußgelder und Strafen für die weitere Beschäftigung dieser Person. ..

Nur Originaldokumente

Alle vorgelegten Dokumente müssen Originale sein. Fotokopien sind nicht akzeptabel. Wenn Sie eine Frage darüber haben, ob es sich bei einem Dokument um eine Kopie handelt, suchen Sie nach einem Stempel oder Siegel von einer US-amerikanischen Regierungsbehörde oder einer staatlichen, regionalen oder kommunalen Verwaltungseinheit.

Wenn ein Dokument einen anderen Namen als der Name hat, den der Mitarbeiter auf der I-9 angegeben hat, stellen Sie Fragen. Geringfügige Schreibvariationen von Namen sind akzeptabel, solange das Dokument echt erscheint und sich auf die Person bezieht.
Nachdem Sie die Dokumente überprüft und eine angemessene Entscheidung getroffen haben, dass beide (a) echt sind (keine Kopien oder anderweitig fragwürdig) und (b) sich auf den angegebenen Mitarbeiter beziehen, müssen Sie unter Strafe von Meineid bestätigen, dass Nach Ihrem Wissen ist der Mitarbeiter berechtigt, in den USA zu arbeiten. Geben Sie das Datum an, an dem der Mitarbeiter für Ihr Unternehmen gearbeitet hat. Melden Sie sich an, datieren Sie, drucken Sie Ihren Namen und Titel aus und geben Sie die Adresse des Unternehmens an.

Abschnitt 3 Aktualisierung und erneute Überprüfung

Abschnitt 3 dient zum Aktualisieren von Informationen über abgelaufene Dokumente und ermöglicht das Hinzufügen eines neuen Ablaufdatums für Dokumente zum Formular.

Kopien von Dokumenten aufbewahren

Wenn Ihr Unternehmen das E-Verify-System verwendet, bewahren Sie Fotokopien aller Dokumente auf. Wenn Sie E-Verify nicht verwenden, müssen Sie keine Kopien von Dokumenten aufbewahren. Wenn Sie Kopien aufbewahren, tun Sie dies für ALLE Mitarbeiter.

Nach Abschluss von Formular I-9 - Was Sie tun müssen

Sie als Arbeitgeber müssen eine Kopie eines ausgefüllten Formulars I-9 für alle Mitarbeiter aufbewahren. Sie müssen dieses Dokument keiner US-amerikanischen Regierungsbehörde vorlegen.

Die Angaben in diesem Artikel sollen Ihnen als Arbeitgeber helfen, die Anforderungen beim Ausfüllen des Formulars I-9 zu verstehen. Sie sollen nicht inklusiv sein. Lesen Sie unbedingt das gesamte I-9-Dokument durch, um sicherzustellen, dass Sie dieses Dokument vollständig und korrekt ausfüllen.

Korrigieren von Fehlern

Die korrekten Fehler in Formular I-9 waren genauso wie bei anderen wichtigen Dokumenten. Verwenden Sie kein Whiteout oder versuchen Sie, den Fehler zu löschen. Die Standardprozedur für die Korrektur von Fehlern in wichtigen Dokumenten lautet:

Zeile durch die falsche Information (vergewissern Sie sich, dass die Information noch gelesen werden kann)

• Nehmen Sie die Änderung
• Datum vor und beginnen Sie mit der Änderung.
• Tipps zum Ausfüllen von Formular I-9

Sie als Arbeitgeber können einen Mitarbeiter oder eine andere Person bestimmen, der die Arbeitgeberanteile des I-9-Formulars ausfüllen soll. Aber das INS sagt: "Wenn jemand anderes Formular I-9 in Ihrem Namen ausfüllt, muss er oder sie die volle I-9-Verantwortung tragen."

1. Ein Mitarbeiter kann Hilfe erhalten, die Abschnitt 1 abschließt. Stellen Sie sicher, dass der Helfer die "Preparer und / oder Translator Certification" blockieren und lassen den Mitarbeiter unterschreiben.
   Weitere Informationen - Antworten auf Fragen zum Formular I-9

2. Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Formular I-9 und zur Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung
   Sie müssen die privaten Informationen schützen, die von Mitarbeitern auf der Website bereitgestellt werden. I-9 Formular und Belege. Verwenden Sie diese Informationen NUR für I-9-Zwecke und bewahren Sie die Dokumente an einem sicheren Ort auf, z. B. in einem verschlossenen Archiv, in dem nur wenige vertrauenswürdige Personen den Schlüssel haben.

3. Einige staatliche Arbeitsagenturen in den USA können die Beschäftigungsfähigkeit prüfen und die Mitarbeiter, die sie an Sie senden, zertifizieren lassen. Stellen Sie sicher, dass Sie in diesem Fall eine Kopie der Zertifizierung von Ihrem Staat erhalten und aufbewahren.