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Dies ist ein Gastartikel von Jason Westland, CEO von ProjectManager. com.
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Zusammenarbeit bleibt das Leitmotiv des Augenblicks . Jeder Leiter möchte, dass sein Team zusammenarbeitet, weil wir alle gelesen haben, wie Zusammenarbeit zu Innovation führt. Wenn Sie jedoch eine Vielzahl von Kollaborationsstrategien und -tools ausprobiert haben, erhalten Sie einfach nicht die Innovation oder den Return-on-Investment (ROI), auf den Sie sich verlassen haben … nun, was ist los?
Jeder Manager weiß, dass Führung an der Spitze beginnt. Also muss die Frage gestellt werden … Könnte Sie das Problem sein?
In einer aktuellen Studie, die ich mit der LinkedIn-Gruppe meines Unternehmens mit mehr als 300.000 Projektleitern und Managern durchgeführt habe, war ich überrascht, dass nur 15 Prozent der Befragten angaben, die Collaboration-Funktionen ihrer Projektsoftware zu nutzen. .
Eine andere Studie im Harvard Business Review untersuchte die Gründe, warum leitende Manager nicht zusammenarbeiten, und ein weiteres HBR-Stück erkundete die Möglichkeit, dass viele Menschen sich durch die von ihren Organisationen geförderten Zusammenarbeitsmethoden überlastet fühlen.
Könnte es sein, dass gerade die Projektleiter, die am meisten von der Zusammenarbeit profitieren könnten, selbst verhindern, dass ihre Teams die Vorteile der Zusammenarbeit nutzen können?
Collaboration, Defined
Bevor wir weitergehen, wollen wir uns mit der Collaboration beschäftigen, insbesondere im Zusammenhang mit Innovation.
Als Gründer eines Softwareunternehmens entwickelt sich unser Team immer agiler in unseren Entwicklungsmethoden.
Agile ist eine Methodik für das kollaborative iterative Management von IT-Projekten. Es definiert eine klare Abkehr von traditionellen Top-Down-Projektmanagementmethoden für größere, strukturierte Projekte, bei denen die Projektmanager stündliche Anstrengungen diktieren und der Plan hinsichtlich Zeitachse und Zustellbarkeit unnachgiebig ist.
Agile wurde für seine Fähigkeit gelobt, Innovation in der Produktentwicklung zu fördern, da Projektteams besser an sich verändernde Marktbedingungen und potenzielle Störfaktoren angepasst werden können.
Und andere Teams begannen, die Vorteile des agilen, kollaborativen Prozesses zu erkennen, besonders wenn verschiedene Fachbereiche oder Abteilungen eingeladen werden, zum Gesamtprodukt beizutragen.
Während einige Leute sich strikt auf die Zusammenarbeit im Sinne von Tools wie Social Apps oder Slack beziehen, die Mehrparteien-Konversationen anregen, oder strikt im Sinne von Ideation Practices wie Brainstorming oder Design Thinking Workshops, ich denke, dass die Zusammenarbeit als eine Kultur innerhalb jeder Organisation eingebettet sein sollte, um die Vorteile und den Return on Investment (ROI) zu nutzen.
Apropos ROI
Gemäß der oben erwähnten HBR-Studie, in der untersucht wird, warum Manager nicht zusammenarbeiten, stellte die Studienautorin und Harvard-Professorin Heidi Gardner fest, dass richtig gemessen.
Ihre Studie konzentrierte sich auf professionelle Dienstleistungsorganisationen, wie Rechtsanwaltskanzleien und Beratungsunternehmen - Organisationen, in denen es traditionell ein sehr wettbewerbsorientiertes Umfeld gibt, um den individuellen Kundenumsatz zu steigern. Doch selbst in diesen Kulturen stiegen die durchschnittlichen Kundeneinnahmen um das Vierfache, da mehr Gruppen in der Firma zusammenarbeiteten, um den Kunden zu bedienen.
Andere Studien, die sich mit den Vorteilen des eindeutigen ROI befasst haben, vermeiden Unterbrechungen durch bessere Zusammenarbeitspraktiken, die teamübergreifende Interaktionen und Interaktionen unterstützen.
Die Herausforderung besteht laut Gardner und anderen darin, die Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern im Rahmen jährlicher Reviews zu messen, so dass die Vorteile der Zusammenarbeit nicht nur auf Unternehmensebene, sondern auch auf individuellen Anreizen spürbar werden.
Wie Manager Kollaboration unbewusst unterlaufen
Wenn Sie ein Manager sind, bei dem bereits Teams zusammenarbeiten, wissen Sie vielleicht aus Erfahrung, dass Zusammenarbeit manchmal mehr Ablenkung von der täglichen Kernarbeit bedeutet, während Innovation schwer zu quantifizieren ist.
In der Tat sieht Zusammenarbeit manchmal sehr nach Spiel, nicht nach Arbeit aus.
Bei einigen Managern können Sie sehen, wie sich Ihr Entwicklerteam mit den Account Managern im Pausenraum aufhält, um sie rot zu sehen.
Niemand scheint zu arbeiten, vielleicht weil Sie das Memo über dieses Treffen nicht erhalten haben.
Oder vielleicht haben Sie einige Star-Mitarbeiter … Die Leute, für die jeder zu Hilfe kommt und Feedback und Input zu seinen Projekten erhält. Sie könnten die Leute ermutigen, sich wiederholt auf diese Person zu beziehen, ohne wirklich an die Auswirkungen auf Ihren Stern zu denken. Sie könnte sich durch mehrere Anfragen für Meetings (auf Ihren Wunsch) überlastet fühlen, aber durch ihre eigene Arbeitsbelastung belastet sein.
Sie sehen, wie sie spät an ihren Kernaufgaben arbeitet und denken, "Junge, dass Linda wirklich engagiert ist. " Was Sie nicht sehen, ist ein gestresster Stern am Rande des Burnouts.
Schließlich haben Sie möglicherweise einige neue Tools für die Zusammenarbeit gefördert, um mehr Transparenz in Ihrer Organisation zu fördern. Das soll gut für die Zusammenarbeit sein. Dennoch nippst du jeden Morgen an deinem Kaffee und suchst nach Gerede über Katzenmeme oder übermäßige Gespräche über Sport.
Dieser virtuelle Wasserkühler wurde versprochen, vorteilhaft für Geschäfte zu sein, aber es scheint eher so, als würde nichts passieren, sondern müßiges Geplauder. Sie beschließen, ein Firmenmeeting abzuhalten, um Ihre Anliegen zu vermitteln. Inzwischen haben Sie das Team verärgert, das Sie von oben spioniert hat.
Bald wird jegliche tatsächliche Zusammenarbeit gestoppt und eine Kultur des Misstrauens herrscht vor.
Wie fördert und hemmt man eine Kultur der Zusammenarbeit?
Inzwischen sollten Sie davon überzeugt sein, dass die Zusammenarbeit trotz einiger Hindernisse, die zu klären sind, bei richtiger Ausführung mehr Vorteile als Nachteile hat.Aber wie beginnen Sie, eine Zusammenarbeitskultur mit Ihren Teams und in Ihrer Organisation zu unterstützen, damit Sie die versprochenen Vorteile von erhöhtem ROI und Innovation erreichen können?
1. Transparente Kommunikation fördern
Ihr Team wird nicht zusammenarbeiten, wenn es sich nicht in der Lage fühlt, ohne Zensur frei zu kommunizieren. Aber Kommunikation ist mehr als der Zugriff auf ein Chat-Tool. Kommunikation ist eine Einbahnstraße, und ein wahrer Führer hört zu und fördert einen freien Gedankenaustausch die ganze Zeit .
Collaboration basiert auf Kommunikation, die die Eingabe von jedem Mitglied Ihres Teams erfordert, insbesondere von oben nach unten und über Silos hinweg. Stellen Sie sicher, dass Sie die Kommunikation zwischen den Abteilungen verbal und aktiv fördern und offen dafür sind, das Produkt dieser Gespräche zu empfangen (und darauf zu reagieren).
2. Einrichten von Regeln (und KPIs) für Collaboration
Damit Collaboration funktioniert, muss jeder Zugriff auf Dokumente und Personen haben, und er muss sich frei mit Menschen in der gesamten Organisation auseinandersetzen können. Sie müssen jedoch auch ermächtigt und ermutigt werden, ihre eigenen Antworten und Dokumente für sich selbst zu finden, anstatt Star-Mitarbeiter um Rat zu fragen oder ihnen dieses oder jenes als ersten Ausweg zu geben.
Außerdem möchte niemand eine Überlastung des Meetings. Es muss einen Kernzweck für die Zusammenarbeit geben, mit definierten Zielen und Ergebnissen, die gemessen werden können.
Für die Zusammenarbeit sind einige Regeln für das Engagement erforderlich. Es geht nicht um offene Saison in der gesamten Organisation. Definieren Sie jedoch strukturierte Prozesse, KPIs, die die Zusammenarbeit unterstützen, und die Tools für eine effiziente Zusammenarbeit mit Remote- und globalen Teams. Außerdem finden Sie dedizierte Zusammenarbeitssitzungen zu zielgerichteten Zielen mit messbaren Ergebnissen.
3. Schulung bereitstellen
Es reicht nicht aus, Werkzeuge bereitzustellen, Sie müssen auch Schulungen für die Zusammenarbeit und die Verwendung von Tools bereitstellen, die die Zusammenarbeit unterstützen.
Modellieren Sie die Arten produktiver Zusammenarbeit, die Sie in Ihrer Organisation sehen möchten, und stellen Sie dann ein Framework bereit, wie andere Ihr Modell replizieren können.
4. Vertrauensaufbau
Die Zusammenarbeit erfordert ein hohes Maß an Vertrauen zwischen den Teams und den Führungskräften. Kulturell könnten Sie einige Teams haben, die Feindseligkeit gegenüber anderen Teams haben. Und wenn diese Teams über die ganze Welt verstreut sind, kann das Aufbauen dieses Vertrauens umso problematischer sein, weil es schwerer zu bezeugen ist.
Zuallererst müssen Sie Ihre Teams für die Zusammenarbeit loben und sie belohnen, wenn sie ihre Ziele erreichen. Sie können Anreize setzen, die auf abteilungsübergreifender oder globaler Zusammenarbeit auf innovative Weise basieren.
Aber es ist wichtig, klare Ziele zu setzen, damit jeder weiß, wie er seine eigene kollaborative Leistung messen kann. Dies kann durch eine Portfolio-Überprüfung oder durch Daten wie definierte Metriken zur Kundenbindung oder neue Verkäufe aus teamübergreifenden Engagements erfolgen.
Ziel ist es, eine Atmosphäre zu fördern, in der Erfolge durch Kollaborationen möglich und messbar sind und dass Teams für die Zusammenarbeit belohnt werden, im Gegensatz zu einer anderen.
5. Die richtigen Online-Tools zur Verfügung haben
In letzter Zeit hat sich eine Heimindustrie von Online-Tools herausgebildet, um Teams dabei zu helfen, auf eine gemeinschaftlichere Weise zu kommunizieren. Sie müssen über diese Apps Bescheid wissen und entscheiden, welche zu Ihren Zusammenarbeitspraktiken passen.
Schauen Sie sich die Tools an, die Sie bereits verwenden, und welche Collaboration-Funktionen in diese Tools eingebettet sind. In der Projektmanagementsoftware, die ich entwickelt habe, haben wir zum Beispiel in jeden Aspekt des Projekts eine Zusammenarbeit integriert, von der Aufgabenebene bis hin zu einem globalen sozialen Feed, der alle projektbezogenen Konversationen erfasst.
Teams sind produktiver, wenn sie die eingebetteten Tools in vorhandenen Unternehmensanwendungen verwenden, da sich alle Informationen zu dieser Arbeit an einem Ort befinden. So sehen Sie, wo Sie einige vorhandene Werkzeuge haben.
Es gibt aber auch Apps, die Ihr Team wahrscheinlich bereits nutzt, entweder in kleinen Clustern oder in ganzen Teams. Hemmen Sie diese Tools nicht, sondern integrieren Sie sie in bestehende Tools, damit sie sich an die globale Organisation binden können.
Das Fazit:
Es ist meine Erfahrung als CEO eines globalen Teams, dass kollaborative Methoden funktionieren, wenn Sie diese Kernprinzipien der Zusammenarbeit anwenden. Manager sollten die Investition und Zeit investieren, damit die Zusammenarbeit Vorteile bringt, und sicherstellen, dass sie nicht im Weg sind.
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Über den Autor:
Jason Westland ist der CEO von ProjectManager. com. Jason hat den ProjectManager gegründet. com 2008. Er ist Autor des Bestsellers "The Project Management Life Cycle" und schreibt für Computerworld und CIO Magazine.
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