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Bei der Bankabstimmung werden Ihre Datensätze mit den Bankunterlagen verglichen. Ein monatlicher Abgleich hilft Ihnen, ungewöhnliche Transaktionen zu identifizieren, die durch Betrug oder Buchungsfehler verursacht werden könnten.
Bankabstimmung
Um Ihre Konten abzugleichen, vergleichen Sie Ihre Aufzeichnungen von Transaktionen und Salden mit Ihrem monatlichen Kontoauszug. Gehen Sie jede Transaktion einzeln durch und stellen Sie sicher, dass die Beträge perfekt übereinstimmen.
Sie sollten auch sicherstellen, dass Ihre Kontoauszüge einen Endsaldo anzeigen, dem Sie zustimmen.
Wenn Sie mit dem Ausbalancieren Ihres Scheckbuchs vertraut sind, dann kennen Sie die Bankabstimmung bereits. Sie tun im Grunde dasselbe aus dem gleichen Grund.
Es ist normal, kleine Unterschiede aufgrund des Timings zu sehen, aber Sie sollten diese Unterschiede leicht erklären können. Sie könnten beispielsweise einen Scheck an einen Lieferanten schreiben und Ihren Kontostand entsprechend reduzieren, aber Ihre Bank zeigt einen höheren Kontostand an, bis er auf Ihr Konto trifft (diese werden auch als ausstehende Schecks bezeichnet).
Ebenso könnte eine automatische elektronische Zahlung Ihr Konto einen Tag vor oder nach dem Ende des Monats erreichen, und Sie haben erwartet, dass Sie es in einem anderen Monat sehen. Solange diese Diskrepanzen leicht berücksichtigt werden können, gibt es wahrscheinlich keine Sorgen.
Warum es wichtig ist, sich zu versöhnen
Eine regelmäßige Überprüfung Ihrer Konten kann Ihnen helfen, Probleme zu erkennen, bevor sie aus dem Ruder laufen.
Geschäftsbankkonten sind nicht so geschützt wie Verbraucherkonten nach Bundesrecht, was bedeutet, dass Sie nicht auf die Bank zählen können, um Betrug und Fehler in Ihrem Konto zu decken. Ein abgelaufener Geschäftsaccount kann verheerend sein.
Catch Fraud
Eines der wichtigsten Dinge, nach denen man Ausschau halten sollte, sind Betrugsversuche.
- Wurden legitime Überprüfungen, die Sie ausgegeben haben, dupliziert oder geändert, was zu mehr Geld beim Verlassen Ihres Girokontos führte?
- Wurden Schecks ohne Genehmigung ausgestellt?
- Gibt es nicht autorisierte Überweisungen vom Konto oder hat jemand unerlaubte Abhebungen vorgenommen?
Probleme verhindern
Durch die Abstimmung Ihres Kontos können Sie auch Probleme identifizieren, die möglicherweise beachtet werden müssen. Zum Beispiel müssen Sie möglicherweise neu bewerten, wie Sie mit dem Cashflow und den Debitoren umgehen, oder Sie müssen möglicherweise Ihr Aufzeichnungssystem und die von Ihnen verwendeten Buchhaltungsprozesse ändern.
- Wissen Sie, wie viel Sie wirklich in Ihren Konten zur Verfügung haben
- Vermeiden Sie Schecks (oder fehlgeschlagene elektronische Zahlungen) an Partner und Lieferanten
- Vermeiden Sie Bankgebühren für unzureichende Mittel oder Kredit, wenn Sie nicht wirklich zu
- wissen müssen, ob Kunden Zahlungen abgeprallt sind oder fehlgeschlagen sind und wenn eine Aktion erforderlich ist
- Verfolgen Sie Ihre ausstehenden Schecks
- Stellen Sie sicher, dass alles ordnungsgemäß in Ihr Buchhaltungssystem geht > Bankfehler abfangen
- Wann Sie sich versöhnen sollten
Es empfiehlt sich, Ihre Konten mindestens einmal im Monat zu überprüfen.Für Großbetriebe oder Situationen, in denen Betrug ein Risiko darstellt, ist häufig besser. Einige Unternehmen versöhnen sich täglich mit ihren Bankkonten. Sie können auch Schutz bei Ihren Bankkonten aufbauen - fragen Sie Ihre Bank nach Ideen. Eine Lösung ist Positive Pay, die von vielen Banken angeboten wird. Sie verhindert, dass Ihre Bank Zahlungen genehmigt, sofern Sie sie zuvor nicht über die Zahlung informiert haben.
Wie Sie sich versöhnen können
Der Prozess kann so formell oder informell sein, wie Sie möchten. Einige Unternehmen erstellen eine Banküberleitungsrechnung, aber das Wichtigste ist, jeder und jede Transaktion von jeder Quelle (
der Datensätze und der Bank Datensätze) zu überprüfen: diese Transaktionen entsprechen und vergleichen Sie Ihre Kontostand am Ende jeder Periode. Auch hier könnte der Zeitraum monatlich, täglich oder ein beliebiger anderer Zeitraum sein. Wo finden Sie die Informationen, die Sie benötigen? Ihr Buchhaltungssystem sollte alles haben, was Sie brauchen, oder Sie halten es einfach in einem Scheckregister. Ihre Bank sollte Onlinezugriff auf Ihr Konto gewähren, damit Sie Transaktionen regelmäßig anzeigen und herunterladen können.
Für eine ausführlichere Erklärung, zusammen mit Beispielvorlagen (in elektronischer und Papierform), wie ein Bankkonto ausgeglichen wird.
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