Umfassender Überblick über einen Projektmanagementauftrag

Das Project Management Institute (PMI) definiert Projektmanagement als "Erfüllung von Projektanforderungen durch die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten. Dies wird durch die Verwendung von Initiierung, Planung erreicht , Ausführen, Steuern und Schließen eines Projekts. "

Obwohl diese Definition komplex erscheinen mag, sind die Prinzipien des Projektmanagements tatsächlich in gesundem Menschenverstand und praktischer Anwendbarkeit verwurzelt.

Ganz gleich, ob Sie Ihren Kunden Projektmanagement zur Verfügung stellen oder ein Projektleiter werden möchten, betrachten Sie die Grundlagen des Projektmanagements Schritt für Schritt. Stellen Sie vor Beginn fest, ob der Dienst, den Sie anbieten möchten (oder die Aufgabe, die Sie übernehmen), wirklich ein Projekt ist.

General Management vs. Projektmanagement

Wie entscheiden Sie, ob etwas ein Projekt ist oder nicht? Um dies aufzubrechen, trennen Sie die zwei verschiedenen Managementbereiche in funktionales (oder allgemeines) Management und Projektmanagement.

Die funktionale oder allgemeine Verwaltung ist der kontinuierliche Betrieb einer Aufgabe. Ein Beispiel wäre, wenn Sie ein Technologiefirma besitzen und über einen Kunden verfügen, für den Sie Backup-Support anbieten, und Ihren jährlichen Account kontinuierlich verwalten, indem Sie ihre Server sichern und ihnen einen wöchentlichen Aktivitätsbericht zur Verfügung stellen. Wenn Sie dies für fünf Jahre tun und einen verlängerbaren Vertrag mit dem Kunden haben, ist Ihre Arbeit kontinuierlich und daher allgemein oder funktional.

Wenn Ihr Kunde jedoch ein neues Content-Management-System implementieren möchte und ein Jahr Zeit hat, um das neue System zu entwickeln und Sie zu bitten, seine Entwicklung zu leiten, hat Ihr Kunde Sie in ein Projekt eingebunden.

Wenn Sie mit Personal arbeiten und Ihre Aufgabe darin besteht, das Abteilungsbudget zu verwalten und jüngere Mitarbeiter zu beaufsichtigen, haben Sie eine funktionale Aufgabe, da es sich um eine kontinuierliche Aufgabe handelt, für die es keinen definierten Abschluss gibt.

Auf der anderen Seite, wenn Sie den gleichen HR-Job haben und der Direktor Ihrer Abteilung Sie bittet, ein neues Recruiting-Programm zu implementieren (und Ihnen eine Frist und ein Budget zur Verfügung stellt) und Sie zum Projektmanager macht, dann ist dies ein Projekt, weil es ein Start- und Enddatum hat und die Aufgabe nur einmal ausgeführt wird.

Visualisierung Ihres Projekts in drei Teile

Nachdem Sie nun das Wesentliche eines Projekts verstanden haben, können Sie sich die Projektverwaltung genauer ansehen. Wenn Sie das Rekrutierungsprogramm als Beispiel verwenden, wissen Sie jetzt, dass ein Projekt benötigt wird, und der nächste Schritt ist die Festlegung von Umfang, Zeit und Budget.

Projektmanagement ist die Planung, Organisation und Kontrolle von Umfang, Budget und Zeit des Recruiting-Programmprojekts. Um das Projekt zu visualisieren, zeichnen Sie eine einfache Pyramide.Jede Linie der Pyramide stellt einen der drei Hauptteile eines Projekts dar (d. H. Umfang, Zeit und Budget). Der leere Raum in der Mitte der Pyramide ist die Qualität des gelieferten Produkts. Die Pyramide ist ein wichtiges Werkzeug, das Sie beim Planen Ihres Projekts beachten sollten, denn wenn Ihre drei Hauptteile wachsen oder schrumpfen, ist die Qualität des Produkts beeinträchtigt.

Der Umfang des Projekts

Die Festlegung des Umfangs ist oft der schwierigste und komplexeste Teil des Projektmanagements.

Die Details eines Projekts sind zu Beginn im Allgemeinen unbekannt. Daher ist zu bedenken, welche Aktivitäten und Aufgaben erforderlich sind, um das Projekt auszuführen. Der Umfang umfasst alle verschiedenen Aktivitäten und Aufgaben, die unternommen werden, um das von Ihnen gelieferte Endprodukt zu produzieren. Durch die Festlegung des Projektumfangs können Sie die Zeit und das Budget bestimmen, die Sie benötigen, um das Projekt abzuschließen. Ein guter Weg, um zu beginnen, ist einfach zu notieren, was Sie denken, um die Aufgabe zu erledigen. Sprechen Sie als Nächstes mit anderen, um einen umfassenden Überblick über alle Aktivitäten zu erhalten.

Die Zeit des Projekts

Sobald Sie einen anfänglichen Bereich festgelegt haben, können Sie beginnen, jeder Aktivität und Aufgabe eine Zeit zuzuweisen und zusätzlich die Projekte im größeren Bild anzuzeigen. Fragen Sie sich selbst, welche Aktivitäten gleichzeitig und nacheinander stattfinden werden.

Achten Sie auch genau darauf, wie viele Personen die Projektaktivitäten überprüfen, da dies die Zeit beeinflusst, die benötigt wird, um einen Schritt abzuschließen. Es ist überraschend, wie lange eine einfache Aufgabe dauern kann, wenn drei Personen sie überprüfen müssen. Nach der Berechnung der Zeit, die für die Durchführung der kumulativen Aktivitäten und Aufgaben benötigt wird, können Sie einen Projektplan erstellen, dem das Projektteam folgen soll.

Das Projektbudget

Zu ​​diesem Zeitpunkt haben Sie das Was (Umfang) und die Länge (Zeit) eines Projekts festgelegt. Jetzt ist es an der Zeit, das Budget zu bestimmen. Ähnlich wie bei der Berechnung der Zeitdauer für ein Projekt müssen Sie häufig andere Personen konsultieren, einschließlich Abteilungsleiter, um ein genaues Budget zu ermitteln. Ein Budget besteht aus mehreren Überlegungen, einschließlich der Verwendung von Personen und Materialien, die an den durchgeführten Aktivitäten beteiligt sind und für wie lange sie (d. H. Die Menschen) benötigt werden und welche Materialien verwendet werden.

Kommunikation ist der Schlüssel

Häufig möchte ein Kunde (oder Chef), dass ein Projekt innerhalb eines vorher festgelegten Zeitraums und Budgets abgeschlossen wird, ohne den Umfang des Projekts zu berücksichtigen. Das Problem dabei ist, dass fast immer der Umfang des Projekts angesichts der Zeit- und Budgetbeschränkungen nicht angemessen abgeschlossen werden kann. Folglich verhandelt ein Teil des Projektmanagements mit einem Kunden oder Chef über die Bedingungen des Projekts. Während des gesamten Verhandlungsprozesses sowie während der gesamten Dauer des Projekts ist eine gute und klare Kommunikation die wichtigste Fähigkeit, die Sie benötigen. Je klarer Sie Herausforderungen auf dem Weg kommunizieren, desto glücklicher wird Ihr Kunde oder Chef sein.