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Die Mitarbeiter-Personalakte ist die Hauptangestelltenakte, die die Historie des Arbeitsverhältnisses von der Beschäftigungsanwendung über das Austrittsinterview und die Beendigung des Arbeitsverhältnisses enthält. Nur Personalmitarbeiter und der unmittelbare Vorgesetzte und Manager des Mitarbeiters haben Zugriff auf die Informationen in der Personalakte des Mitarbeiters und verlassen das Personalbüro niemals.
Die Mitarbeiter-Personalakte wird in der Regel in einem verschlossenen, feuerfesten Aktenschrank an einem gesperrten Ort aufbewahrt, auf den die Mitarbeiter der Personalabteilung zugreifen können.
Die Vertraulichkeit der Mitarbeiterinformationen in der Personalakte ist von höchster Wichtigkeit.
Von allen von der Firma verwalteten Mitarbeiterdateien wird täglich auf die Mitarbeiter-Personalakte zugegriffen, um Informationen vom Arbeitgeber, Vorgesetzten oder Personal zu erhalten.
Überlegungen zum Mitarbeiter-Personalakteninhalt
Die grundlegenden Prinzipien und Fragen, die zu berücksichtigen sind, wenn ein Dokument in einer Mitarbeiter-Personalakte abgelegt wird, sind diese.
- Wird der Arbeitgeber ein bestimmtes Dokument benötigen, um Entscheidungen zu rechtfertigen, wenn der Arbeitgeber verklagt wurde? Würde der Arbeitgeber das Dokument vor Gericht benötigen?
- Weiß der Mitarbeiter, dass das Dokument in seiner Personalakte abgelegt wird? In den meisten Fällen sollten Arbeitgeber den Mitarbeiter das Dokument unterschreiben lassen, nicht um eine Übereinstimmung mit dem Inhalt des Dokuments zu signalisieren, sondern um anzuerkennen, dass sie das Dokument kennen und gelesen haben.
- Es dürfen niemals Überraschungen, Meinungen oder persönliche Notizen über den Mitarbeiter in eine Mitarbeiter-Personalakte aufgenommen werden. Nur die Fakten, keine spekulativen Gedanken, gehören in eine Mitarbeiter-Personalakte.
Inhalte einer Mitarbeiter-Personalakte
Im Folgenden finden Sie Empfehlungen zur Dokumentation, die ein Arbeitgeber in einer Mitarbeiter-Personalakte hinterlegen soll.
Beschäftigungsverlauf
- Bewerbung
- Lebenslauf
- Lebenslauf Anschreiben
- Ausbildungsnachweis
- Beschäftigungsnachweis
- Ablehnungsbescheid
- Stellenbeschreibung positionieren
- Arbeitsanalyseaufzeichnungen
- Stellenausschreibungs- oder Arbeitsvertrag
- Agentur für Arbeitsvermittlung oder Zeitarbeitsvermittlung, falls verwendet
- Kontaktinformationen für Notfälle
- Unterzeichnetes Mitarbeiterhandbuch Bestätigungsformular mit Eingang des Mitarbeiterhandbuchs
- Checkliste aus neuer Mitarbeiterorientierung mit abgedeckten Themen und wen
- Umzugsvereinbarungen und Dokumentationen
- Verträge, schriftliche Vereinbarungen, Quittungen oder Bestätigungen zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber (z. B. eine nicht-wettbewerbsfähige Vereinbarung, ein Arbeitsvertrag oder eine Vereinbarung über ein von einem Unternehmen bereitgestelltes Fahrzeug) B.
- offizielle Lebenslaufformulare, einschließlich: Anträge auf Weitergabe, Beförderung, interne Bewerbungen usw.
- Jede andere Dokumentation, die sich auf die Beschäftigung bezieht
Leistungsentwicklung und Improv ement
- Kopien aller verwendeten Leistungsbeurteilungen oder Mitarbeiterentwicklungspläne
- Mitarbeiterselbstbeurteilungen
- Aufzeichnungen von formellen Beratungssitzungen
- Hinweise zu Anwesenheit oder Verspätung
- Unterlagen zur Leistungsverbesserungsplanung
- Disziplinarverfahren Berichte
- Mitarbeiteranerkennung wie Zertifikate, Anerkennungsschreiben usw.
- Formale Vorschläge und Empfehlungen des Mitarbeiters, Organisationsantworten
- Schulungsunterlagen
- Schulungsanforderungen
- Kompetenzbewertungen
- Schulungsklasse oder Sitzungsbenachrichtigungen oder -pläne
- Bedarfsermittlungen unterschrieben
- Schulungsaufwandberichte
- Beschwerden von Kunden oder Mitarbeitern
Beschäftigungsbeendigungsaufzeichnungen
- Mitarbeiterrücktrittsbrief
- Beenden der Interviewdokumentation
- Cobra-Benachrichtigung
- Checkliste für die Beendigung der Beschäftigung
- Endgültige Abrechnung für alle Aspekte des Beschäftigungsverhältnisses des Mitarbeiters, z. B. Endlohn, Urlaubsgeld, Rückgabe von Firmeneigentum und so weiter.
Weitere Dokumente zu Personaldateien sind verfügbar.
- Personaldatei-Übersicht
- Zugriffsrichtlinie für Personaldateien
- Was Arbeitgeber nicht in Personaldatensätzen aufbewahren dürfen
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