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Fundraising-Veranstaltungen sind eine fantastische Möglichkeit, Geld zu sammeln und für Ihre Sache zu sensibilisieren. Leider gibt es eine ganze Reihe von Fundraising-Events, die Geld verlieren oder nur knapp die Kosten decken.
Machen Sie sich jedoch keine Sorgen - wir haben die acht häufigsten Fehler zusammengefasst, die die meisten gemeinnützigen Organisationen machen, die Fehler, die eher zu Verlusten als zu Gewinnen führen.
8 Fehler bei der Planung von Fundraising-Veranstaltungen
Wir werden diese acht Fehler behandeln und Ihnen umsetzbare Ratschläge geben, wie Sie jeden Fehler bekämpfen können.
- Warten zu lange, um mit der Planung des Ereignisses zu beginnen.
- Kein Thema für die Spendenaktion auswählen.
- Vergeben von Markenprodukten bei Ihrer Veranstaltung.
- Fummeln mit dem Sponsoring Ask.
- Auswählen, dass die Datenbank nicht segmentiert werden soll.
- Besucher der Fundraising-Veranstaltung abwarten.
- Versagen, von den Teilnehmern eine Spende zu verlangen.
- Vergessen Sie, Ihren gnädigen Spendern zu danken.
Kommen wir nun zur Sache und finden Lösungen für jedes dieser Fehler:
1. Warten Sie zu lange, um mit der Planung des Ereignisses zu beginnen.
Der erste Fehler ist ein Rookie-Fehltritt. Es ist einfach zu machen. Und leicht zu vermeiden. Lass uns ehrlich sein. Wir sind alle dort gewesen; Wir haben alle unsere Fähigkeiten überschätzt und die Schwierigkeiten und versteckten Herausforderungen eines Ereignisses unterschätzt. So haben wir gewartet, bis es ein paar Monate dauert, bevor wir im Idealfall eine Veranstaltung veranstalten möchten, um etwas zusammen zu werfen.
Das Warten bis zur letzten Minute ist für niemanden von Vorteil, am allerwenigsten für Ihre Organisation.
Wie tun Sie entscheiden, wann der richtige Zeitpunkt für die Planung eines Ereignisses ist?
Es beginnt mit der Bestimmung Ihrer Fundraising-Ziele. Sie müssen sich zuerst fragen, "Was hoffen wir mit diesem Ereignis zu erreichen? "
Die Antwort bietet Ihnen einen Rahmen für Ihre Spendenaktion. Wenn Sie beabsichtigen, Tausende von Dollar für ein bestimmtes Projekt zu sammeln, dann wissen Sie, dass Sie sich noch viele Stunden darauf vorbereiten müssen.
Wenn Sie jedoch kein konkretes Ziel vor Augen haben, möchten Sie vielleicht eines bestimmen, bevor Sie mit der Planung Ihrer Veranstaltung beginnen.
Letztlich ist es Ihr Ziel, den Rest Ihrer Entscheidungen zu verankern.
Sobald Sie ein Ziel festgelegt und den Umfang Ihrer Veranstaltung festgelegt haben, können Sie beginnen, die Zeitspanne zu untersuchen, die jede Art von Veranstaltung in Anspruch nehmen kann (Die Planung einer unbeaufsichtigten Auktion kann beispielsweise 9-12 Monate in Anspruch nehmen!). ..
Es gibt leider keine feste Regel, wenn es darum geht, eine Zeit für die Planung zu wählen. Je mehr Zeit du dir gibst, desto mehr Zeit musst du atmen und die Schlaglöcher, die dir auf dem Weg begegnen, reparieren.
Die einfache Lösung: Geben Sie sich mindestens 6-12 Monate Zeit, um ein Fundraising-Event zu planen.Im Zweifelsfall ist es besser, mehr Zeit zuzulassen, als Sie denken.
2. Nicht ein Thema für die Fundraiser auswählen.
Am Ende ist ein Thema einfach eine einigende Idee. Es ist das, was all Ihre Bemühungen unter einem Dach vereint. Die meisten Leute betrachten ein Thema als etwas ähnliches wie "Under the Sea" oder "Las Vegas Casino Night". "In Wahrheit sind das großartige Themen. Sie sind jedoch nicht die besten Ideen für Ihren Zweck.
Wenn Sie Geld von Spendern sammeln wollen, muss Ihr Thema von einem ehrlichen Ort kommen. Es muss eine Bedeutung haben.
Davon abgesehen kann ein traditionelles Thema überarbeitet werden, um diese Kriterien zu erfüllen. Sagen wir zum Beispiel, dass dieses Jahr das Jahr ist, in dem Sie planen, signifikant zu wachsen. Sie möchten dies Ihren Veranstaltungsteilnehmern mitteilen. Aber wie? Mit einem lustigen Thema natürlich!
Stellen Sie sich Folgendes vor: Ein Fundraising-Dinner-Veranstaltungsraum, der sich wie ein wahrer Dschungel anfühlt, voller Bäume und Wildtiere und vor allem Möglichkeiten. Du hast es erraten! Das Thema ist "Wachsen Sie mit uns. "
Die besten Themen sind doppelt spannend und zum Nachdenken anregend.
Denken Sie daran, dass das Thema, das Sie auswählen, eine unterbewusste Botschaft an Ihre Teilnehmer sendet. Wählen Sie also weise aus!
Die einfache Lösung: Ganz gleich, welche Art von Spendenaktion Sie planen, es schadet nie, sie mit einem lustigen Thema aufzupeppen. Wählen Sie ein verführerisches, bedeutungsvolles Thema und rennen Sie damit!
Es gibt Dutzende von Veranstaltungsideen und Themen, die zu berücksichtigen sind.
3. Branded Produkte bei Ihrer Veranstaltung verzichten.
Es kann leicht sein, Produkte als Teil Ihrer Spendenaktion zu entlassen. Sie wirken wie zusätzliche Kosten ohne viel zusätzlichen Nutzen.
Die Wahrheit lautet jedoch: Der Return on Investment (ROI) von Fundraising-Produkten ist astronomisch.
Wenn Sie darüber nachdenken, ist es praktisch unbezahlbar, ein Markenprodukt zu haben, das Ihre Anwesenden in den nächsten Jahren tragen oder ausziehen können. Es ist Werbung von Ihren Spendern!
Darüber hinaus können Ihre Veranstaltungsteilnehmer ein Hemd oder ein Getränk aus einer Wasserflasche tragen, auf dem der Name Ihrer Organisation prominent (und die Namen Ihrer Sponsoren) für die kommenden Jahre angezeigt wird. Wenn sie dieses Produkt fünf Jahre lang nutzen, ergeben sich unzählige Werbemöglichkeiten.
Hunderte von Freunden, Familienmitgliedern und Bekannten können die Botschaft auf dem Shirt oder der Wasserflasche lesen und fragen: "Worum geht es in dieser Organisation? "Mit etwas Glück wird es ihre Interessen wecken, und diese Freunde und Familienmitglieder werden sich mit Ihrer gemeinnützigen Organisation befassen.
Produktbeschaffung ist eine Win-Win-Situation.
Sie denken vielleicht: "Was ist mit Überbeständen? Was machen wir mit allen Extras, die wir bestellt haben? "Schließlich muss ein T-Shirt in mehreren Größen bestellt werden.
Das Crowdfunding Ihrer Produkte löst jedoch die Überbestände (und Größenprobleme). Bei T-Shirts kann jeder Teilnehmer vorab seine Größe, seinen Stil und seine Farbe auswählen. Auf diese Weise haben Sie nie irgendwelche Extras herumliegen, und jeder bekommt genau das, was er oder sie will.
Über eine Crowdfunding-Plattform kann jeder Teilnehmer den gewünschten Werbeartikel auswählen, eine Bestellung aufgeben und das Produkt direkt an ihn senden.
Die einfache Lösung: Wenn Sie dies noch nicht getan haben, stellen Sie sicher, dass Sie Markenprodukte in Ihre Veranstaltungsstrategie einbeziehen. Beim Produkt-Fundraising geht es nicht nur um großartige T-Shirts. Es gibt Dutzende von Produktideen zur Auswahl.
4. Fummeln mit dem Sponsoring Ask.
Es ist kein Geheimnis: Hinter den meisten bedeutenden Fundraising-Veranstaltungen gibt es mindestens einen großen Sponsor. Das Problem, mit dem viele gemeinnützige Organisationen konfrontiert sind, ist das Einrichten dieser ersten Frage. Es ist unangenehm, ein Unternehmen zu bitten, eine Veranstaltung zu sponsern, so wie es peinlich ist, jemanden um Geld zu bitten. Es kommt nicht natürlich.
Ihr müsst jedoch so denken: Patenschaften sind nicht umsonst Geld; Sie sind eine Partnerschaftsvereinbarung. Sie haben etwas, was jedes marktbewusste Unternehmen wünscht. Du hast eine würdige Sache.
Marktforschung hat gezeigt, dass mehr als 70% der Leute Marken zu einem Unternehmen wechseln würden, das einen guten Zweck unterstützt. Darüber hinaus würde eine überwältigende Mehrheit der Menschen auch jedes Produkt oder Unternehmen empfehlen, das mit einer angesehenen gemeinnützigen Organisation verbunden ist.
Einfach und schlicht, denn Marketing macht unglaubliche Dinge für jedes Unternehmen.
Also, warum ist es so schwer, die Frage zu stellen? Es kommt auf mangelnde Forschung an. Um die beste Frage zu stellen, müssen Sie wissen, wovon Sie sprechen, mit wem Sie sprechen und was genau Sie anzubieten haben.
Der erste Schritt besteht darin, alle Verbindungen innerhalb des Unternehmens festzulegen. Jemanden im Inneren zu haben, sollte helfen zu klären, was die Ziele des Unternehmens sind.
Wenn Sie noch keine internen Verbindungen haben, machen Sie sich keine Sorgen. Sie können immer jemanden erreichen und ein informelles Gespräch führen. Ein Informationsgespräch, wenn Sie so wollen.
Das nächste Ziel ist herauszufinden, welche Marketingziele Ihre potenziellen Sponsoren haben. Was wollen sie von einer gemeinnützigen Organisation wie deiner? Ist es das Publikum? Oder geht es eher um die Zugehörigkeit zu einem guten Zweck?
Sobald Sie all das wissen, können Sie bestimmen, was Sie für Ihr Sponsoring handeln müssen.
Alle diese Informationen zur Hand zu haben, verhindert das Fummeln der Frage.
Ein potenzieller Sponsor profitiert am Ende des Tages genauso von der Partnerschaft wie Ihre Organisation.
Die einfache Lösung: Führen Sie vorab genügend Recherchen durch, um sicherzustellen, dass Sie genau wissen, was Sie von Ihren potenziellen Sponsoren verlangen können - und was Sie ihnen im Gegenzug anbieten können.
5. Wählen Sie aus, Ihre Datenbank nicht zu segmentieren.
Wenn Sie Ihre Gästeliste für die Veranstaltungsteilnehmer erstellen (und diese zweimal überprüfen), werden Sie sich vielleicht fragen: "Wer gibt nach dieser Veranstaltung höchstwahrscheinlich ein bedeutendes Geschenk? "Es ist eine großartige Frage!
Wenn Sie jedoch einfach nicht nachdenken, können Sie einige gute Gelegenheiten verpassen, Ihre Frage zu beantworten. Die richtige Vorgehensweise besteht darin, mehr über Ihre Unterstützer zu erfahren und dann Ihre Datenbank entsprechend zu segmentieren.
Den ersten Schritt können Sie durch prospektive Recherchen erreichen.
Es gibt mehrere Ansätze, mit denen Sie Ihre Spender untersuchen und bewerten können. Sie können DIY und versuchen, Informationen aus dem Internet zu lesen.
Oder Sie können einen angehenden Forscher oder einen Berater einstellen. Sie können Ihre Spenderliste auch an eine potenzielle Forschungsfirma senden.
In jedem Fall sollten die Informationen, die Sie aus Ihrer Forschung erhalten, Ihre Segmentierungsentscheidungen informieren. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie einige potenzielle Nachforschungen durchführen und feststellen, dass Sie einige Spender haben, die ausgezeichnete Kandidaten für große Geschenke wären.
Sie werden Ihre Datenbank segmentieren wollen, um zu betonen, dass diese Spender bedeutende Beiträge zu Ihrer gemeinnützigen Organisation leisten könnten.
Dieses Wissen kann auch die Art und Weise bestimmen, wie Sie die Sitzungsdiagramme Ihrer Fundraising-Veranstaltung gestalten.
Außerdem könnte es die Art und Weise beeinflussen, wie Sie einzelne Teilnehmer erreichen. Einige Teilnehmer benötigen möglicherweise eine persönlichere Note (ein Anruf anstatt einer E-Mail), um sie zu Ihrer Veranstaltung einzuladen.
Ohne diese Forschung und die Trennung Ihrer Spender in sinnvolle Kategorien hätten Sie möglicherweise zu viel Energie für die Teilnehmer ausgegeben, die es unwahrscheinlich geben würden. Schlimmer noch, Sie haben vielleicht wichtige Unterstützer ignoriert! Zum Glück wissen Sie jetzt, wie wichtig es ist, ein wenig vor der Zeit zu graben.
Die einfache Lösung: Führen Sie Interessentenforschungen zu Ihren Veranstaltungsteilnehmern durch und segmentieren Sie Ihre Datenbank vor der Veranstaltung, damit Sie nie die Gelegenheit verpassen, einen potenziellen Hauptspender zu betreuen.
6. Besucher der Fundraising-Veranstaltung warten.
Dies ist ein weiterer Rookie-Fehler, den leider viele gemeinnützige Organisationen machen, wenn sie eine Spendenaktion durchführen.
Wie sie sagen: "Du verlierst jede Minute nach 21 Uhr tausend Dollar. "Das heißt, schicken Sie Ihre Gäste eher früher als später nach Hause.
Teilnehmer von Spendenaktionen dürfen nicht für immer gefangen gehalten werden. Sie haben Leben und Kinder und Jobs, und sie wollen nicht sechs Stunden bei Ihrer Veranstaltung verbringen, egal wie wunderbar es ist.
In Wahrheit lieben Ihre Unterstützer Ihre Organisation. Sie würden nicht bei Ihrer Spendenaktion erscheinen oder Wege finden, um anderweitig für Ihre Sache zu spenden.
Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie ihre Aufmerksamkeit für immer halten können.
Sicher, es gibt Tonnen von Möglichkeiten, um Ihre nächste Fundraising-Veranstaltung aufzupeppen, aber selbst das aufregendste "Main Event" kann eine Spendenaktion nicht rechtfertigen, die mehrere Stunden länger dauert als erwartet.
Im Zweifelsfall schadet es nie, ein gutes Ereignis ein wenig zu verkürzen.
Vielleicht möchten Sie die guten Zeiten am Laufen halten, aber nehmen Sie eine Seite aus dem Playbook der Beatles und beenden Sie, während Sie voraus sind.
Die einfache Lösung: Halten Sie Ihre Spendenaktionen kurz, süß und auf dem Punkt. Sie wollen Ihre Gäste immer mehr wollen?
7. Nicht um eine Spende von Teilnehmern bitten.
Dies könnte ein Kinderspiel sein, und Sie fragen sich vielleicht, warum es überhaupt auf dieser Liste steht. Um die Wahrheit zu sagen, kommen die meisten gemeinnützigen Organisationen nie direkt heraus und sagen, was sie wollen.Sie bitten nie um um Spenden, selbst wenn sie denken, dass sie es getan haben.
Viele gemeinnützige Organisationen werden mit den Schultern zucken und sagen: "Ich bat um Unterstützung! "Ganz ehrlich, das ist nicht genug. Wenn Sie nie Ihre Unterstützer um Spenden bitten, wenn Sie nie spezifisch über Ihre Bedürfnisse sind, wie können Sie erwarten, dass sie für Sie durchkommen?
Der beste Weg, um diese Diskrepanz zu beheben, besteht darin, sich bei Ihrer Fundraising-Veranstaltung eingehend mit diesen Besonderheiten zu befassen.
Erzählen Sie Ihren Anwesenden von Ihren hohen Zielen und Bestrebungen. Lass sie auf die Planung deiner bevorstehenden Initiativen ein.
Sie sind wahrscheinlich neugierig auf die Projekte, die Sie in Angriff nehmen wollen. Außerdem wollen sie wissen, wie sie helfen können - wie sie im Erdgeschoss der guten Arbeit, die Sie verfolgen, einsteigen können.
Fragen Sie sie also!
Bitten Sie die Spender um ihre Hilfe. Sagen Sie ihnen, dass ihre Spenden wichtig sind und dass jeder Dollar zählt, um die Träume Ihrer gemeinnützigen Organisation zu erreichen.
Es mag sich zunächst unnatürlich anfühlen, um Geld zu bitten, aber Ihre Spender würden lieber die Wahrheit kennen als weiterzumachen, ohne zu wissen, wie sie Ihrer Sache wirklich helfen könnten.
Die einfache Lösung: Machen Sie direkte Fragen Ihrer Veranstaltungsteilnehmer. Sie mögen überrascht sein, wie positiv ihre Antworten sind.
8. Vergessen Sie, Ihren gnädigen Spendern zu danken.
Einer der größten Fehler vieler Geldbeschaffer ist, dass sie ihren Veranstaltungsteilnehmern und Spendern nicht danken konnten. Oder wenn sie es tun, können sie ihren Spendern nicht auf die richtige Weise danken.
Wenn zum Beispiel ein Spender nach einer Fundraising-Veranstaltung $ 10 gibt, ist es absolut akzeptabel, ihm eine Dankeschön-E-Mail zu senden.
Wenn jedoch ein wichtiger Spender Ihrer gemeinnützigen Organisation 5.000 USD gewährt, können Sie darauf wetten, dass eine E-Mail nicht ausreicht. Ein durchdachter Dankesbrief ist in Ordnung. Darüber hinaus kann ein formeller Anruf zur Bestätigung ihres großzügigen Beitrags angebracht sein.
Der Punkt ist: Um die bestmögliche Führungserfahrung zu bieten, ist es wichtig, jeden Ihrer Spender als Individuen zu betrachten. Es ist auch wichtig zu erkennen, dass die Anerkennung Ihrer Spender sie dazu bringt, zu Ihrer Organisation zurückzukehren.
Eine gute Unternehmensführung ist der Schlüssel zu hohen Spenderaufnahmeraten.
In der Tat geben Spender häufig einen Mangel an Kommunikation und / oder Dankbarkeit als Grund an, eine gemeinnützige Organisation zu verlassen. Es ist nicht nur wichtig, was Sie sagen, es ist auch wichtig, wenn Sie es sagen. Die beste Methode, um Ihren Veranstaltungsteilnehmern zu danken, besteht darin, innerhalb der ersten 48 Stunden nach der Spendenaktion Ihre Danksagungen zu senden. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie wahrscheinlich zuerst einen allgemeinen Dank per E-Mail senden und dann auf persönlichere Wege wie Telefonanrufe und per Post versandte Dankesbriefe gehen sollten.
Die einfache Lösung:
Seien Sie sich sicher, dass Sie Ihren Spendern früh, oft und auf eine Art und Weise danken, die zu ihrer Beteiligung an Ihrer Organisation passt. Obwohl es durchaus einige Fehler geben kann, die eine gemeinnützige Organisation leicht mit einem Fundraising-Ereignis machen könnte, gibt es ebenso viele schnelle Lösungen. Verwenden Sie diese Lösungen und Sie können eine Fundraising-Veranstaltung mit der Gewissheit ausrichten, dass Sie mehr Geld aufbringen, als Sie ausgeben.
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