5 Schritte zum Anpassen Ihrer Kommunikation für jede Zielgruppe

Wenn Sie hoffen, mit Menschen auf eine Art und Weise zu kommunizieren, die Informationen teilt und insbesondere Verhaltensweisen verändert und gravierende Auswirkungen hat, müssen Sie Ihre Zielgruppe kennen. Es ist ein grundlegendes Prinzip der guten Kommunikation. Wenn Sie die Perspektive der Personen verstehen, mit denen Sie gerade sprechen, können Sie ein besserer Moderator und Personalberater werden.

Kenne dein Publikum. Wissen, was ihnen wichtig ist. Wissen was sie hören wollen.

Und indem du sie kennst und deine Botschaft fokussierst, kannst du ihnen zeigen, dass du eine Ressource bist. Sie engagieren Ihr Publikum und haben eine größere Wirkung.

Das Problem? Das Wissen um Ihre Zielgruppe braucht Zeit, und es ist immer einfacher, ein Brain Dump mit all den Dingen zu machen, die Sie kennen oder die Sie Ihrem Publikum über ein Thema mitteilen möchten. Kritisch darüber nachzudenken, was Ihr Publikum hören will oder hören muss, ist härter.

Viele HR-Profis sind davon betroffen, ihren Zuhörern alles zu geben, was sie über eine Problempräsentation wissen oder tun sollten. Sie wissen, dass Sie in diese Falle geraten sind, wenn Sie feststellen, dass Sie Aufzählungszeichen auf Dias setzen, anstatt darüber nachzudenken:

• worum sich das Publikum wirklich kümmert,
• was Ihre wichtigsten Punkte sind, und
• sie in eine klare Geschichte, die ein ansprechendes Gespräch schafft.

Die zweite Falle, in die sich viele HR-Fachleute stürzen, ist die gleiche Präsentation Tag für Tag für verschiedene Zielgruppen.

Das Problem ist, dass verschiedene Zielgruppen sich um verschiedene Dinge kümmern und auf sie reagieren. Wenn Sie also ansprechbar sein möchten, müssen Sie Ihre Nachricht jedes Mal anpassen, wenn Sie sprechen.

So stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Nachricht anpassen, das Rauschen unterdrücken und Ihre Zielgruppe mit dem, was Sie ihnen sagen, in Verbindung bringen - egal, wer oder wo sie sind.

Diese fünf wichtigen Erinnerungen werden sicherstellen, dass Ihre Worte die Wirkung erzielen, die sie verdienen - wenn Sie die volle Aufmerksamkeit und das Engagement Ihres Publikums gewinnen.

Wissen, wofür sich Ihre Zielgruppe interessiert

Ihr Publikum interessiert sich nicht dafür, was Sie sagen, bis Sie bewiesen haben, dass Sie sich um sie kümmern. Fragen Sie bei der Planung Ihrer Präsentation nach den Herausforderungen und Bedürfnissen Ihres erwarteten Publikums. Was sind die drei bis vier Hauptfragen oder Themen, die sich in Ihrem Kopf um Ihr Thema drehen?

Wenn Sie es nicht wissen, fragen Sie ein paar Leute, die an Ihrer Präsentation teilnehmen werden, fragen Sie den Leiter der Abteilung, oder, wenn keine Informationen verfügbar sind, machen Sie Ihre beste Vermutung.

Beginnen Sie Ihre Präsentation, indem Sie Ihre Zielgruppe an die erkannten Probleme erinnern. Sagen Sie: "Ich weiß, dass sich einige von Ihnen über unsere Vorteile Gedanken gemacht haben, oder" Ich stelle mir vor, dass diese drei Dinge das sind, was Sie wirklich aus diesem Workshop herausholen wollen ".

Wenn Sie zuerst über Ihre Zielgruppe und ihre Probleme und Bedürfnisse sprechen, die Sie in Ihrem Vortrag ansprechen, zeigen Sie, dass Sie sich für sie interessieren. Das macht die Leute hören wollen.

Ordnen Sie Ihre Hauptpunkte für Ihre Zielgruppe an

Die meisten HR-Präsentationen fühlen sich wie ein Informations-Dump an, keine klare Geschichte mit einer Reihe von Hauptpunkten. HR-Fachleute wissen in der Regel viel mehr, als andere Menschen über ein notwendiges Thema wissen wollen oder müssen.

Die Autoren Chip und Dan Heath nannten dies in ihrem Buch "Made to Stick" "den Fluch des Wissens". Wann war das letzte Mal, dass Sie eine Präsentation für zu kurz hielten oder zu wenige Informationen enthielten? Wahrscheinlich selten, wenn überhaupt.

Die Menschen, die als Moderatoren herausragen, diejenigen, die gehört werden und Einfluss haben, beginnen damit, das Problem des Publikums anzuerkennen, das sie zu lösen helfen. Dann, während sie ihre Präsentation vorbereiten, trennen sie das Wesentliche von dem Schönen kennen.

Nehmen Sie sich die Hälfte der Vorbereitungszeit, die Sie benötigen, um sich auf das Wesentliche Ihrer Präsentation zu konzentrieren und was Ihre Zielgruppe wissen muss, um ihnen zu helfen. Der beste Weg, um den "Fluch des Wissens" zu durchbrechen, besteht darin, sich auf das zu konzentrieren, was für Sie und das Publikum am wichtigsten ist.

Ordnen Sie Ihre Präsentation auf einem Whiteboard oder einem Blatt Papier zu oder verwenden Sie eine Reihe von Haftnotizen.

Welche Punktfolge ist am besten? Gibt es eine Reihenfolge zu den Punkten, die für dein Publikum mehr Sinn ergibt? Wie verhalten sich Ihre Punkte zueinander? Mach sie klar. Wenn nicht, sagen Sie den Leuten: "Hier ist ein ganz anderes, aber wichtiges Thema".

Erzählen Sie Geschichten und nutzen Sie Beispiele Ihr Publikum wird Relatable finden

Neben dem Versuch, zu viele Dinge gleichzeitig zu präsentieren, klingen HR-Präsentationen allzu oft abstrakt und beziehen sich nicht auf das tägliche Leben und die Arbeit des Publikums. Was dann passiert, ist, dass die Leute sich ausschalten, sich durch das Gespräch setzen, annehmen, dass es nicht um sie geht, und nichts unternehmen. Das macht die Präsentation zu einer Verschwendung ihrer und Ihrer Zeit.

Um sich auf sie zu beziehen, um ihnen zu helfen, etwas zu unternehmen, brauchen die Menschen Ideen, die auf Geschichten und Beispielen basieren. Menschliche Gehirne sind so verdrahtet, dass sie sich auf Geschichten beziehen und sich an sie erinnern können. Also, decken Sie mit vielen Beispielen weniger Punkte ab. Und wenn möglich, machen Sie die Beispiele aus ihrer Abteilung und ihre täglichen Erfahrungen bei der Arbeit.

Erzählen Sie Geschichten darüber, wie Sie die Idee verwenden, die Sie teilen. Ob es darum geht, ein Kompensationsproblem zu lösen, Feedback zu geben, sich für Ihren Visionsplan anzumelden oder wie sich die neue Organisation von der alten unterscheidet, erzählen Sie Geschichten. Machen Sie die Brücke zwischen Ihrem Thema und ihrem Leben und Interessen.

Zeigen Sie, sagen Sie nicht nur Ihrer Zielgruppe

Ein Bild sagt in vielen Fällen mehr als tausend Worte. Videos werden zur Norm für effektive Kommunikation. An diesem Tag von zugänglichen Videotools verwenden Moderatoren, die zu viel Text verwenden, häufig Entschuldigungen. Sie sagen: "Aber ich muss sehr spezifische Informationen kommunizieren. "Oder," Mein Publikum wird besser in der Lage sein, diese komplizierte Idee zu verdauen, wenn ich sie aufschreibe ".Nein, das tust du nicht, und nein, das werden sie nicht.

Wenn es nicht Ihr Ziel ist, Ihr Publikum zu langweilen, zu entfremden und zu unterdrücken, und im schlimmsten Fall keinen Einfluss haben, schneiden Sie den Text ab. Senden Sie es in einer Follow-up-E-Mail oder teilen Sie es in einem Google-Dokument. Die von Ihnen verwendeten Grafiken müssen die Story unterstützen und nicht zu Ihrem Skript werden. Sobald Sie Ihre klaren Hauptpunkte und einen guten Fluss haben, der von Geschichten und Beispielen unterstützt wird, sollten Sie erst dann ein Präsentationstool starten.

Ansonsten erhalten Sie Ihre Folien als doppelte Aufgabe für Ihre Vortragsnotizen. In diesem Fall sollten Sie die Präsentation per E-Mail erhalten haben, anstatt die Zeit Ihres Publikums zu verschwenden.

Anpassen und Improvisieren, indem Sie Ihre Zielgruppe kennen

Sobald Sie eine gute Präsentation erstellt haben, die Ihre Hauptbotschaft visuell unterstützt, haben Sie die Freiheit, sie an jede Zielgruppe anzupassen, die Sie bedienen. Du kannst deinen Standpunkt klarstellen und dann laut fragen: "Warum solltest du dich darum kümmern? "Und schneidere deine Antwort auf das Publikum, das vor dir steht. Was Ihre Marketing-Teammitglieder interessieren, kann sich sehr von den Bedürfnissen Ihrer Entwicklungsmitarbeiter unterscheiden.

In Jahren der Bereitstellung von Schulungen und Präsentationen für Führungskräfte in Dutzenden von Organisationen wie Apple, Oracle, SAP und T-Mobile hat die Macht einer einfachen Reihe von Nachrichten hervorgehoben. Wenn die Botschaften von einfachen Bildern unterstützt und von einem fokussierten Moderator geliefert wurden, der klare Punkte machen und sie mit dem täglichen Leben ihrer Zuhörer verbinden konnte, kam es zu Kommunikation. Und ist das nicht der Sinn einer Präsentation?