So ​​sparen Sie Zeit bei ankommenden Telefonanrufen - Telefon-Tipps

Eingehende Anrufe können viel Zeit in Anspruch nehmen und Ihre Produktivität erheblich beeinträchtigen, da Sie sich von anderen Aufgaben abwenden. Aber genauso wie es Möglichkeiten gibt, ausgehende Telefonanrufe zu behandeln, die Ihr Zeitmanagement verbessern, gibt es Möglichkeiten, eingehende Telefonanrufe zu handhaben, um die Zeit zu reduzieren, die Sie am Telefon verbrennen - ohne unhöflich zu der Person zu sein, die anruft Sie. Diese Telefonantworttipps helfen.

Telefon-Tipps für eingehende Anrufe

1) Beantworten Sie Ihr Telefon mit einer Begrüßung für das geschäftliche Telefon.

Zum Beispiel, wenn Sie das Telefon beantworten, sagen Sie etwas wie "Cypress Technologies. Susan spricht. Wie kann ich Ihnen helfen?" Dies lässt den Anrufer nicht nur wissen, dass er ein Geschäft erreicht hat, sondern stellt ihm die Aufgabe, die Frage zu beantworten, und spart so Zeit bei explorativen Fragen wie "Ist das Cypress Technologies?" Und im Leerlauf-Chat.

2) Denken und priorisieren Sie, während Sie sprechen.

Wird der Anruf jetzt oder später am besten bearbeitet? Viele der Telefongespräche, die Unternehmen erhalten, sind schnelle Anfragen, die leicht beantwortet werden können, z. B. "Wie spät sind Sie geöffnet?" Andere wiederum erfordern komplexere und zeitaufwendigere Antworten. Wenn dies der Fall ist, sagen Sie es dem Anrufer und fragen Sie, wann es angebracht wäre, sie zurückzurufen, um darüber zu sprechen.

3) Verwenden Sie Techniken wie Paraphrasieren und Zusammenfassen, um Anrufe auf der Spur zu halten.

Wenn du mit jemandem am Telefon sprichst, der scheinbar chatten oder vom Punkt abkommen möchte, sag etwas wie: "Also, was ich dich sagen höre, ist …" oder "Also Schlüsselpunkte sind … "oder" Ist (Zusammenfassung einfügen) eine faire Zusammenfassung dessen, was Sie sagten? " Es ist schwer, mit jemandem gesprächig zu sein, der sich weigert zu plaudern.

4) Gewöhnen Sie sich an, jeden eingehenden Telefonanruf mit einer Zusammenfassung der von Ihnen und dem Anrufer vereinbarten Aktionen abzuschließen.

Während dies in den meisten Fällen nur Sekunden dauert, kann es Ihnen viel Zeit ersparen, indem Fehler vermieden werden und Sie eine doppelte Überprüfung durchführen müssen. Zum Beispiel könnten Sie nach einem Gespräch, bei dem Sie ein Treffen mit einem Kunden arrangiert haben, sagen: "Gut.

Ich werde mich mit Ihnen in Ihrem Büro treffen. morgen um 10 Uhr, und wir gehen gemeinsam über die Samples. "

5) Bewahren Sie ein Nachrichten-Pad und Schreibutensilien für alle Ihre Telefone auf, damit Sie Details während des Anrufs notieren können.

Dies ist nicht nur ein gutes Zeitmanagement zu dem Zeitpunkt, wodurch Sie sich auf den Anruf konzentrieren können, sondern auch eine Hilfe beim Zeitmanagement, wenn Sie die Details einer bestimmten Unterhaltung suchen und / oder überprüfen müssen.

6) Geben Sie Ihren Kunden und Kunden die E-Mail-Option.

Viele von ihnen verwenden E-Mails, um mit Ihnen in Kontakt zu treten, anstatt zu telefonieren, wenn sie wissen, wie Ihre E-Mail-Adresse lautet.Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens auf Ihren Visitenkarten und auf Ihrer Website prominent ist, sofern Sie eine haben. Wenn Sie über ihre E-Mail-Adressen verfügen, senden Sie E-Mails an Ihre aktuellen Kunden und Kunden, erwähnen Sie die E-Mail-Option und stellen Sie sie als Möglichkeit zur Verbesserung der Kommunikation vor.

7) Verwenden Sie Technologie, um die Zeit zu verwalten, die Sie für die Beantwortung des Telefons verwenden.

Ihr Unternehmen sollte mindestens einen Anrufbeantworter und Voicemail haben. Richten Sie diese mit geeigneten Business-Skripten ein und verwenden Sie diese, um das Telefon für Sie zu beantworten, wenn Sie nicht im Büro sind oder ununterbrochen arbeiten müssen. Planen Sie dann die Zeit für die tägliche Beantwortung dieser Telefonnachrichten ein.

In Bezug auf die Zeitverwaltung gewinnen Sie wertvolle Zeit, indem Sie Telefonanrufe zusammenfassen.

8) Wenn Sie ein Geschäft mit Heimanwendung betreiben, sollten Sie ein separates Geschäftstelefon oder eine separate Geschäftsleitung einrichten.

Sie benötigen ein zweites "Nur-Unternehmen" -Telefon mit einem eigenen Anrufbeantworter und / oder Voicemail. Dies ist nicht nur professioneller, sondern spart Ihnen auch die Zeit, die Sie brauchen, um Nachrichten zu durchforsten und festzustellen, welche geschäftlich relevant sind.

9) Es ist immer am besten, wenn eine Person den Anruf entgegennimmt.

Wenn Sie eine Maschine abholen oder noch schlimmer machen, ist ein automatisiertes Interactive Voice Response-System (IVR) eine echte Abschaltfunktion, die Sie das Geschäft kostet, wenn die Leute sich nicht die Mühe machen, Nachrichten zu hinterlassen oder zurückzurufen. Wenn die Beantwortung eingehender Anrufe während des Tages zu viel Zeit in Anspruch nimmt, sollten Sie einen Rezeptionisten oder einen professionellen Anrufbeantworter beauftragen, um das Telefon für Sie zu beantworten.

Die Kosten für eine andere Person können durch die Steigerung Ihrer Produktivität und einen besseren Umsatz mehr als ausgeglichen werden.

10) Halten Sie ein schriftliches Skript mit häufig gestellten Fragen (und Antworten) auf Ihrem Telefon bereit.

Es erspart Ihnen und Ihren Mitarbeitern Zeit, wenn sie nicht nach Antworten suchen oder darüber nachdenken müssen, wie sie eine bestimmte Anfrage beantworten können, wenn sie das Telefon annehmen.

Zusammenfassung der Telefontipps

Denken Sie daran, dass das Telefon ein Business-Tool sein sollte, nicht eine aufdringliche Zeitverschwendung, die Ihren Arbeitstag bestimmt. Wenn Sie Ihre eingehenden Anrufe entsprechend diesen Zeitmanagement-Tipps bearbeiten, können Sie Ihre Zeit besser verwalten, Ihre Produktivität steigern und Ihr Telefon wieder an den richtigen Ort bringen - damit Sie Ihr Unternehmen besser führen können, anstatt Sie zu leiten.