Schritte für die Bearbeitung von Mieterbeschwerden

Wenn Mieter ein Problem in ihrem Mietobjekt haben, werden sie sich bei ihrem Vermieter beschweren. Diese Beschwerden müssen nicht immer Konflikte zwischen Vermieter und Mieter verursachen. Es gibt Schritte, die ein Vermieter ergreifen kann, um diese Beschwerden erfolgreich zu behandeln. Hier sind fünf Möglichkeiten, wie ein Vermieter mit Mieterfragen umgehen kann.

Bevor Sie lernen, wie Sie mit einer Mieterbeschwerde umgehen, sind hier zwei Vorsichtsmaßnahmen zu beachten: :

1. Jede Situation ist einzigartig : Menschen haben unterschiedliche Persönlichkeiten und unterschiedliche Auslösepunkte. Daher kann es schwierig sein, abzuschätzen, wie eine Person reagieren wird, wenn sie mit einem Konflikt konfrontiert wird.
2. Versetzen Sie sich nicht in eine Situation, in der Sie sich unsicher fühlen: Wenn Sie jemals das Gefühl haben, dass Ihre Sicherheit gefährdet ist, müssen Sie sich von der Situation befreien. Hoffentlich kommt es nie zu diesem Punkt, aber wenn es das tut, müssen Sie weg und die zuständigen Behörden konsultieren, wenn nötig. Es hat keinen Sinn, Ihr Leben oder Ihre Karriere wegen eines Mieterkonflikts in Gefahr zu bringen.

5 Schritte zur erfolgreichen Bearbeitung von Mieterbeschwerden

Es gibt unendlich viele Dinge, über die Mieter sich beschweren können. Unabhängig davon, worum es bei der Beschwerde geht, sollten Sie die Art und Weise, wie Sie als Vermieter auf die Beschwerde reagieren, nicht ändern.

Verständnis, Ruhe und Professionalität haben großen Einfluss auf Ihre Fähigkeit, das Problem erfolgreich zu lösen. Während Sie Ihre Antwort abhängig von der Art der Beanstandung leicht anpassen müssen, gibt es bestimmte Schritte, die Sie immer unternehmen sollten.

Schritt 1: Hören Sie sich die Beschwerde an

Eine Möglichkeit, zu einer erfolgreichen Lösung zu kommen, besteht darin, tatsächlich zuzuhören, was Ihr Mieter Ihnen sagt.

Respekt und Verständnis für das Problem des Mieters können helfen, den Mieter ruhig zu halten und Ihnen zu helfen, für sein Problem empfänglicher zu sein.

Zum Beispiel können Sie ein kleines Dachleck bemerken, das im Badezimmer bei starkem Regen auftritt. Wenn der Mieter anruft, um Ihnen mitzuteilen, dass es in seinem Badezimmer ein Leck gibt, können Sie es als das Leck abtun, von dem Sie bereits wissen, dass es repariert werden muss.

Wenn Sie jedoch keine Fragen zum genauen Ort des Lecks und zur Stärke des Wasserflusses stellen, werden Sie nicht erkennen, dass dies nicht das Leck ist, das Sie bereits kennen, es ist tatsächlich ein geplatztes Rohr. das muss sofort behoben werden. Deshalb sollten Sie immer genau auf die genaue Beschwerde des Mieters hören und Fragen stellen, damit Sie genau wissen, was vor sich geht.

Schritt 2: Verfügbar sein

Wenn ein Mieter das Gefühl hat, niemals erreichbar zu sein, wird er leicht frustriert sein. Das soll nicht heißen, dass ein Mieter Sie 24 Stunden am Tag an jedem Tag der Woche erreichen kann.

Sie sollten normale Geschäftszeiten haben, wenn ein Mieter Sie kontaktieren kann, zum Beispiel von 9 A.M. bis 6 P. M. an Werktagen. Während dieser Zeiten sollten Sie schnell auf Telefonanrufe oder E-Mails von Mietern reagieren.

Sie sollten wissen lassen, dass die Mieter Sie außerhalb dieser Zeiten nicht kontaktieren dürfen, es sei denn, es handelt sich um einen Notfall. Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrer Unterkunft einen Notfallplan haben, damit Ihre Mieter wissen, was als echter Notfall gilt und was bis zu den normalen Geschäftszeiten warten kann.

Schritt 3: Rechtzeitige Behandlung von Beschwerden

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Frage, wie schnell Sie auf das Problem eines Mieters reagieren. Abhängig von der Schwere der Beschwerde müssen Sie nicht unbedingt alles fallen lassen, um Abhilfe zu schaffen, aber Sie müssen das Problem innerhalb eines angemessenen Zeitraums beheben.

Ein Leck oder eine beschädigte Türverriegelung muss sofort repariert werden, während Dinge wie ein gebrochener Küchenschrankgriff oder eine rissige Fliese ein paar Tage warten können.

Schritt 4: Zeigen Sie echte Besorgnis

Die Bedenken eines Mieters abzulehnen ist ein schneller Weg, um Feindseligkeit zu erzeugen. Unabhängig davon, wie Sie sich in Bezug auf die Gültigkeit ihrer Beschwerde fühlen, müssen Sie immer das Gefühl haben, dass ihre Beschwerde wichtig ist und dass Sie alles in Ihrer Macht Stehende tun werden, um sie so schnell wie möglich zu beheben. Sie möchten, dass der Mieter fühlt, dass Sie auf seiner Seite sind, anstatt seine böse Vermieterin zu sein.

Schritt 5: Be Professional

Sie müssen sich immer professionell verhalten. Das ist dein Geschäft, und du kannst nicht zulassen, dass Emotionen dein Urteil trüben.

Wenn ein Mieter schreit, schreien Sie nie zurück. Fluche nicht. Begeben Sie sich nicht in rechtliche Gefahr, indem Sie drohende oder taktische Maßnahmen wie das Ignorieren von Wartungsanforderungen oder das Herumspielen mit den Dienstprogrammen eines Mieters anprangern.

Es liegt in Ihrer Verantwortung, jederzeit cool zu bleiben.

Häufige Arten von Mieterbeschwerden:

Diese Liste ist in Bezug auf die Beschwerden, die Ihr Mieter möglicherweise hat, in keinster Weise umfassend, aber er stellt einige der häufigsten Probleme dar, mit denen sich Vermieter befassen müssen.

1. Störende Nachbarn
2. Wartungsprobleme
3. Schädlingsprobleme
4. Probleme mit Haustieren
5. Sauberkeit von Eigentum / Mietern