QuickBooks-Kontenplan für Anwaltskanzleien einrichten

Viele kleine Anwaltskanzleien und praktizierende Rechtsanwälte nutzen QuickBook, die heute am meisten verbreitete Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen. Wenn Ihre Anwaltskanzlei sich für dieses Programm entschieden hat, besteht die erste Aufgabe darin, den Kontenplan einzurichten, um die Transaktionen zu verfolgen. Sie müssen jedoch Ihren Kontenplan so anpassen, dass er mit dem IOTLA-Programm (Interest on Lawyer's Trust Accounts) Ihres Staates übereinstimmt.

Interesse an Anwaltskreditkonten (IOTLA)

Das Interesse an Anwaltspatentkonten (IOLTA) ist ein innovativer Weg, den Zugang zur Justiz für Einzelpersonen und Familien, die in Armut leben, zu verbessern und Verbesserungen der Justiz zu unterstützen. System durch die Verwendung von Zinsen auf bestimmte Anwalt Treuhandkonten. IOLTA-Programme sind ein öffentlicher Dienst, und was es einzigartig macht, ist, dass dieser Dienst bereitgestellt wird, ohne die Öffentlichkeit zu belasten, und wird ohne Kosten für Ihre oder Ihre Kunden bereitgestellt.

Wie IOTLA funktioniert

Durch IOTLA müssen Sie als Anwalt, wenn Sie Geld erhalten, das einem Kunden gehört, dieses Geld auf ein Treuhandkonto legen. Das Treuhandkonto darf nicht mit den Mitteln Ihrer Kanzlei vermischt werden. Das Geld Ihrer Kunden muss auf einem separaten Treuhandkonto gehalten werden, das von dem Bankkonto getrennt ist, das für die täglichen Geschäftstätigkeiten Ihres Unternehmens verwendet wird. Sie müssen die Gelder Ihrer Kunden auf ein IOLTA-Konto einzahlen, wenn die Gelder nicht genug Einnahmen für den Kunden erzielen können, als die Kosten für die Sicherung dieses Einkommens.

Diese Mittel werden zusammengelegt und generieren ZREPLACEräge, die höher sind als die Gebühren für die Verwaltung des Kontos, und die gesammelten Zinsen werden dann an das IOLTA-Programm übertragen. Wenn jedoch die Kundengelder groß genug sind, sodass die Nettozinsen ausreichen, damit der Kunde davon profitiert, haben Sie als Anwalt die treuhänderische Pflicht, diese Gelder auf ein separates Bankkonto einzuzahlen, damit Ihr Kunde diese Zinsen erhält.

IOTLA-Programmregeln variieren je nach Bundesstaat

Die Regeln für das professionelle Verhalten, die den Umgang mit Treuhandfonds regeln, sind von Staat zu Staat verschieden. Während die allgemeinen Prinzipien in den USA dieselben sind, sind die spezifischen Verwaltungsanforderungen und Details nicht dieselben. Daher sollten Sie sich an Ihre örtliche Rechtsanwaltskammer oder den Rechtsberater wenden, um sicherzustellen, dass Ihre QuickBooks-Einrichtung mit den Regeln in Ihrem Bundesstaat übereinstimmt. Die Nichtbeachtung der Regeln in Bezug auf Treuhandkonten verstößt gegen die staatlichen Vorschriften und die Regeln der American Bar Association. Diese Verstöße können zu schweren Strafen führen, zu denen zivil- und strafrechtliche Sanktionen gehören.

Regulierung der IOTLA-Konten

Die ordnungsgemäße Verwaltung der IOLTA Ihrer Anwaltskanzlei, auch gemeinhin als "Treuhandkonto" bezeichnet, wird von Ihrer Staatsanwaltschaft streng reguliert.IOLTA-Management ist eine Schlüsselmanagementkompetenz im Betrieb einer Anwaltskanzlei. Der Rechnungslegungsgrundsatz basiert auf den Grundsätzen der doppelten Buchführung mit zusätzlichen Sicherheitsvorkehrungen zur Verbesserung des Prüfpfads.

Erstellen eines Anwaltskalkulationsplans in QuickBooks

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Kassenplan Ihrer Anwaltskanzlei einzurichten:

1. Erstellen Sie ein separates Bankkonto mit der Bezeichnung "Client Trust Fund Checking". Dieses Konto wird verwendet, um alle Einzahlungen und Zahlungen von Treuhandfonds Ihrer Kunden zu verfolgen.
2. Legen Sie dieses Girokonto als ein IOLTA-Konto bei einem Finanzinstitut fest, das zum Anbieten von IOLTA-Konten zugelassen ist. Praktische Ratschläge: Sie sollten sich mit Ihrem Banker in Verbindung setzen, um zu bestätigen, dass das IOLTA-Konto über einen automatischen Überziehungsschutz verfügt und keinen ATM-Zugang hat. Diese Regeln gelten für IOLTA-Programme in allen Bundesstaaten, einschließlich des District of Columbia und der US Virgin Islands.
3. Um die Verbindlichkeiten Ihrer Anwaltskanzlei von den Verbindlichkeiten Ihres Kunden zu unterscheiden, müssen Sie separate Verbindlichkeitskonten in QuickBooks einrichten. Sie sollten das Accounts Payable-Konto in "Kreditorenbuchhaltung - Betrieb" umbenennen. Dieses zahlbare Konto wird für Rechnungen und Zahlungen des Tagesgeschäfts Ihrer Kanzlei verwendet.
4. Richten Sie ein anderes Kreditorenkonto namens "Kreditorenbuchhaltung - Trust" ein. Dieses zahlbare Konto wird zur Nachverfolgung von Rechnungen und Zahlungen im Zusammenhang mit Ihrem Kunden verwendet.
5. Richten Sie eine andere gegenwärtige Haftung ein, die als "Client Trust Liability" bezeichnet wird. Dieses Verbindlichkeitskonto wird verwendet, um alle Einzahlungen von Ihren Kunden und andere Kosten zu verfolgen.

Dies sind die Schritte, die Sie benötigen, um die in QuickBooks benötigten Konten einzurichten, wenn Sie über IOTLA-Konten verfügen, in denen Sie das Geld Ihres Kunden zur Deckung seiner Ausgaben aufbewahren.