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Kommunikation ist die Grundlage jeder einzelnen Beziehung, die Sie in Ihrem persönlichen Leben haben. Es ist nicht anders in der Wirtschaft. Ohne effektive Kommunikation kann es zu Missverständnissen, Problemen und Konflikten zwischen Ihren Mitarbeitern, Ihren Kunden und allen anderen Personen kommen, mit denen Sie in Kontakt kommen. Schlechte Kommunikation kann effektive Delegation, erhöhte Produktivität und eine angenehme Arbeitsumgebung praktisch unmöglich machen.
Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, Ihre Kommunikationsfähigkeiten zu optimieren, damit Sie Zeit sparen, Stress reduzieren und produktiver werden können, indem Sie effektiv in jeder Interaktion kommunizieren, die Sie in Ihrem kleinen Unternehmen haben.
1. Ablenkung begrenzen und hören
Zuhören ist der Schlüssel zu einer effektiven Kommunikation, aber es ist nicht immer einfach. Eine Möglichkeit, ein besserer Zuhörer zu werden, besteht darin, die Ablenkungen während der Gespräche einzuschränken, die es schwierig machen, das zu hören und aufzunehmen, was andere sagen. Das kann bedeuten, dass Sie Ihren E-Mail-Client schließen, Ihren Telefonruf ausschalten oder die Tür zu Ihrem Büro schließen müssen. Indem Sie diese kleinen Dinge tun, stellen Sie sicher, dass die Person, mit der Sie sprechen, Ihre volle Aufmerksamkeit hat.
Es ist auch wichtig, innere Ablenkungen zu begrenzen, dh alles, was in deinem Kopf vor sich geht. Wenn Sie mehrere Themen während eines Meetings oder einer Konversation zu bewältigen haben, kann es verlockend sein, durch sie hindurchzugehen, um all Ihre Ideen herauszuholen. Dies führt jedoch zu Verwirrung und kann dazu führen, dass sich die andere Person nicht so wichtig fühlt.
Verlangsamen Sie und denken Sie daran, dass Kommunikation eine Einbahnstraße ist. Richten Sie ein Geben und Nehmen ein, das beiden Parteien erlaubt, zu Wort zu kommen.
2. Reagieren Sie
Eines der schlimmsten Dinge, die Sie tun können, wenn ein Konflikt auftritt oder jemand eine Beschwerde über Ihr Unternehmen, Ihre Produkte, Dienstleistungen usw. hat, ignorieren Sie es. In den meisten Fällen sollte eine Antwort sofort ausgegeben werden, auch wenn es sich nur um eine kurze Erklärung handelt, in der Sie das Problem untersuchen.
Wenn Sie warten, bis Sie alle notwendigen Informationen haben, bevor Sie die unglückliche Gruppe erreichen, können sie nicht nur unglücklich, sondern auch wütend werden. Halten Sie die Kommunikationswege in allen Situationen offen, indem Sie so reaktionsschnell wie möglich sind und sicherstellen, dass die Menschen, die sich an Sie wenden, das Gefühl haben, dass ihr Problem für Sie wichtig ist.
3. Fragen Sie die richtigen Fragen
So viel Kommunikation ist darauf angewiesen, dass Sie die Informationen erhalten, die Sie benötigen, und oft bedeutet dies, dass Sie die richtigen Fragen stellen müssen. Es gibt Hinweise darauf, welche Fragen Sie in jedem Teil Ihres Gesprächs stellen sollten. Sie müssen in der Lage sein, zuzuhören und sich auf diese Hinweise zu konzentrieren, um herauszufinden, welche Fragen die Informationen auflösen, die Sie benötigen.
Betrachten Sie den Fall eines Mitarbeiters, der keine Ziele erreicht hat und im Allgemeinen bei der Arbeit unglücklich ist. Wenn Sie nicht die richtigen Fragen stellen, kommen Sie vielleicht nie an die Wurzel des Problems, das von persönlichen Problemen bis hin zur Unterforderung sein kann.
4. Machen Sie das Beste aus Meetings
Meetings sind berüchtigt dafür, Zeitverschwender zu sein, wenn sie nicht gut geplant und gründlich organisiert sind. Wenn Sie der Organisator sind, sollten Sie als erstes alles tun, um die Zeit Ihrer Mitarbeiter zu respektieren und Ihr Meeting so effizient wie möglich zu gestalten, indem Sie es im Voraus planen.
Dann nehmen Sie sich Zeit, um eine Agenda zu erstellen, die die Schwerpunkte umreißt und eine Struktur für das Treffen festlegt.
Hier finden Sie einige weitere Tipps für intelligente Meetings, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre Besprechungen produktiv sind:
- Bestätigen Sie die Besprechungszeiten in den entsprechenden Zeitzonen ein bis zwei Tage vor dem Meeting.
- Weisen Sie einen Besprechungsmoderator zu, der die Besprechung verwaltet und sicherstellt, dass die Teilnehmer an der Agenda teilnehmen.
- Fördern Sie die Eingabe und Fragen von allen in der Sitzung.
- Machen Sie sich Notizen oder weisen Sie jemand anderem zu, sich Notizen zu machen, um wichtige Details des Meetings festzuhalten.
5. Kommunikationsmethoden kombinieren
Die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht oder Sprache-zu-Sprache ist ideal, um die zeitlichen Herausforderungen zu umgehen, die oft mit E-Mails einhergehen. Aber es kann auch mehr Fragen und Verwirrung schaffen, wenn nicht alle beteiligten Parteien auf derselben Seite stehen.
Auch wenn der Großteil Ihrer Kommunikation über das Telefon oder bei Netzwerkereignissen stattfindet, können Sie zusammenfassende E-Mails erstellen, die beschreiben, was diskutiert wurde, was die nächsten Schritte sind und wer für was verantwortlich ist. Dies kann eine großartige Möglichkeit sein, verschiedene Kommunikationsmethoden für eine effektivere (und weniger verwirrende) vorwärtsgerichtete Kommunikation zu kombinieren.
6. Kundenservice im Fokus
Ein guter Kundenservice hängt von der Zwei-Wege-Kommunikation ab. Wenn Konflikte mit Kunden auftreten, kommuniziert der Schlüssel zur Lösung häufig, um das Problem aufzudecken, und dann weiter zu kommunizieren, bis eine Lösung identifiziert wird.
Eine Möglichkeit, langfristige Beziehungen zu Ihren Kunden aufrechtzuerhalten, besteht darin, offene Kommunikationswege zu halten. Dies bedeutet, dass Sie Informationen dazu benötigen, wie die Dinge ablaufen und wie sie sich über die Produkte und den Service fühlen, die Sie bereitstellen. Dies kann am Ende eines Projekts, während eines Tagesgesprächs, mit einer Fokusgruppe oder durch formelle Umfragen erreicht werden.
7. Verwenden Sie das Feedback, das Sie erhalten
Wenn Sie bereits mit Ihren Kunden kommunizieren, werden Sie wahrscheinlich regelmäßig Feedback erhalten, selbst wenn Sie es nicht durch formale Methoden erbitten. Dies kann eine Fundgrube nützlicher Informationen darüber sein, wie Ihr Unternehmen, Ihre Produkte und Dienstleistungen von Kunden und potenziellen Kunden wahrgenommen werden. Um jedoch effektiv zu sein, müssen Sie diese Daten verwenden, um Ihre Prozesse zu ändern und zu verbessern. Erstellen Sie einen Prozess zum Sammeln des Feedbacks, das Sie an einem Ort erhalten, und legen Sie dann jeden Monat die Zeit fest, um die Daten zu analysieren und einen Plan für die Implementierung und Verfolgung von Verbesserungen zu erstellen.
Letztendlich kann effektive Kommunikation eine der wichtigsten Fähigkeiten sein, die Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen.Wenn Ihre Kommunikationsfähigkeiten eine Feinabstimmung erfordern, nehmen Sie sich Zeit, um zu analysieren, wie Sie kommunizieren und welche Ergebnisse Ihre Kommunikation erzielt. Konzentrieren Sie sich dann darauf, wie Sie es im Laufe der Zeit verbessern können. Sie werden überrascht sein, wie sehr das Ihre Beziehungen zu Mitarbeitern, Kunden und Kollegen zum Besseren verändert.
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