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Als Projektmanager sollten Sie mindestens einmal im Monat, oft häufiger, Projektteamsitzungen abhalten. Sie können sie einmal pro Woche oder sogar bei schnelllebigen Projekten täglich haben.
Wie oft Sie auch alle zusammenbringen - und ob Sie dies virtuell oder persönlich tun -, werden Ihre Projektteamsitzungen regelmäßig die gleichen Themen behandeln.
Hier können Sie sprechen, wenn Sie Ihr Projektteam in einem Meeting zusammenbringen.
Projektstatus
Der Großteil der Projektteamsitzungen wird eine Diskussion über den Status der Arbeit sein. Dies kann verschiedene Formen annehmen, aber die üblichste ist, jedes Individuum zu umgehen und ihn zu bitten, seinen Fortschritt zu erklären. Mit dieser Statusüberprüfung können Sie den Status des Projekts insgesamt verfolgen.
Es ist auch eine gute Idee, nach vorne zu schauen: Neben einem Statusbericht von allen, was sie abgeschlossen haben, sollten Sie sie fragen, was als nächstes zu tun ist. Das führt zu einem: "Und brauchst du dazu Hilfe? "Konversation, damit das Team die Möglichkeit hat, einander zu bitten und Hilfe anzubieten.
Projektprobleme
Projektprobleme sind Dinge, die passiert sind und ein Problem in Ihrem Projekt verursachen. Das kann alles sein, wenn man nicht genug Leute hat, um einen faulen Projektsponsor zu haben, der keinen Business Case hat. (Sie haben keinen Business Case? Finden Sie heraus, wie Sie einen hier schreiben können.)
Projektrisiken
Sprechen Sie über die Projektrisiken, die Sie derzeit in Ihrem Risikoregister haben.
Dann geben Sie den Menschen die Möglichkeit, neue Risiken aufzuzeigen, die sie seit dem letzten Treffen festgestellt haben könnten.
Wenn ein neues Risiko auftritt, besprechen Sie es als Team und arbeiten Sie Ihre nächsten Schritte aus.
Workload
Ihr Teamtreffen ist ein großartiger Ort, um die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter im Team zu diskutieren. Wer hat zu viel Arbeit?
Wer kann mehr übernehmen? Möchte jemand eine neue Fertigkeit erlernen und wird diese Fähigkeit von jemand anderem in nicht allzu ferner Zukunft demonstriert? Konnten sie Schatten arbeiten?
Wenn Sie nichts anderes tun, lässt Sie diese Diskussion wissen, dass die Arbeitslast, die Sie dem Team zuweisen, in Ordnung ist. Wenn nicht, gibt es eine frühzeitige Warnung, dass Sie etwas dagegen unternehmen müssen, z. B. die Zuweisung von Aufgaben zwischen einzelnen Personen, um den Overhead im Team insgesamt zu reduzieren.
Bevorstehende Abwesenheiten
Es ist hilfreich, einen Überblick darüber zu haben, wer im Urlaub ist und welche Feiertage bevorstehen, was die Fähigkeit der Teammitglieder beeinträchtigen könnte, Aufgaben zu erledigen oder ihre bestehende Arbeit zu vervollständigen. Häufig werden Sie feststellen, dass Teammanager diese Informationen nicht an Sie weitergeben und dass Sie darauf angewiesen sind, dass die Teammitglieder Sie benachrichtigen, wenn sie aus sind.
Es könnte alles sein von planmäßiger krankheitsbedingter Abwesenheit für einen Urlaub, Vaterschaftsurlaub oder einen nationalen Feiertag in ihrem Land, von dem Sie nichts wussten - wie Sie sehen können, ist diese Art von Diskussion besonders wichtig für internationale und virtuelle Teams.
Beliebiges anderes Unternehmen
Am Ende des Treffens haben Sie immer Zeit, um zusätzliche Punkte zu sammeln, die in der Hauptdiskussion nicht behandelt wurden.
Diese Zeit brauchen Sie vielleicht nicht. In diesem Fall können Sie das Meeting frühzeitig beenden. Vielleicht finden Sie jedoch, dass es Themen gibt, die Sie übersehen haben, die andere für wichtig halten und die Sie mit dem Team besprechen möchten - dafür ist AOB (Any Other Business) zuständig.
Gib der Person mit AOB das Wort, um ihren Punkt zu besprechen. Behalten Sie die Zeit im Auge und wenn Sie das Gefühl haben, dass dies eine Diskussion ist, die mehr Zeit in Anspruch nimmt, können Sie vorschlagen, dass das Thema in der nächsten Sitzung richtig behandelt wird oder dass Sie sich getrennt treffen.
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