Tipps für die digitale Verwaltung von Computerdateien

Die Verfolgung Ihrer elektronischen Dokumente kann in der heutigen "verkabelten" Welt eine große Herausforderung darstellen.

Neben der lokalen Speicherung von Dokumenten auf Desktops, Laptops oder mobilen Geräten nutzen immer mehr Unternehmen die Cloud für grundlegende Geschäftsanwendungen und Dateispeicher. (Siehe Warum Cloud Computing für kleine Unternehmen ideal ist und 5 Nachteile von Cloud Computing.)

Das Speicherproblem wird noch dadurch komplizierter, dass viele Unternehmen Dokumente zwischen Mitarbeitern austauschen müssen - in einem Büro geschieht dies normalerweise über einen Dateiserver. oder Netzwerkspeichergerät (NAS).

Wenn ein freigegebener mobiler Zugriff erforderlich ist, können Dokumente in der Cloud gespeichert und durch Zuweisung von Zugriffsberechtigungen gemeinsam genutzt werden.

Organisation ist der Schlüssel

Überall dort, wo die Dokumente gespeichert sind, ist es wichtig, dass sie organisiert und auf dem neuesten Stand sind. Das Ziel des elektronischen Dateimanagements ist es, sicherzustellen, dass Sie das finden, wonach Sie suchen, auch wenn Sie es Jahre nach seiner Erstellung suchen.

Die meisten Geschäftsmänner waren irgendwann in der peinlichen Situation, einen Kundenanruf zu tätigen und nicht in der Lage zu sein, schnell die relevante Rechnung oder andere wichtige Kundendokumente zu finden. Ebenso ärgerlich ist es, am Jahresende zu versuchen, Dokumente zu finden, die sich auf Firmenkonten für den Buchhalter oder schlimmer noch auf den Steuerberater beziehen.

Die ordnungsgemäße Organisation elektronischer Dokumente ist in einer gemeinsamen Umgebung besonders wichtig - wenn einer Ihrer Mitarbeiter (vorübergehend oder dauerhaft) abwesend ist, sollten Sie in der Lage sein, alle von dieser Person erstellten oder verwalteten Dokumente einfach zu finden.

(Beachten Sie, dass ein möglicher Verlust von Datenproblemen bei verärgerten, ausscheidenden Mitarbeitern ein weiterer Grund zum Schutz Ihrer Geschäftsdaten ist. Siehe 6 Regeln zum Schutz geschäftlicher Daten).

Diese Tipps zur Dateiverwaltung helfen Ihnen, Ihre Dateien zugänglich zu halten:

1. Verwenden Sie die Standardinstallationsordner für Programmdateien.

Verwenden Sie beim Installieren von Anwendungsprogrammen die Standarddateipfade.

Unter Windows befinden sich Programmdateien unter Konventionen unter dem Verzeichnis (Laufwerkbuchstabe:) -> Programmdateien. Das Installieren von Anwendungen an anderer Stelle ist verwirrend und unnötig.

2. Ein Platz für alle Dokumente.

Platzieren Sie alle Dokumente in einem einzigen Stammordner. Für einen einzelnen Benutzer in einer Windows-Umgebung ist der Standardspeicherort der Ordner Eigene Dateien.

Versuchen Sie in einer Filesharing-Umgebung dasselbe: Erstellen Sie einen einzelnen Stammordner (z. B. "Freigegebene Dokumente") und speichern Sie alle Dokumente in Unterordnern im Stammordner. Ein einziger Ort für alle Dokumente erleichtert das Auffinden von Objekten und das Ausführen von Sicherungen und Archiven.

3. Erstellen Sie Ordner in einer logischen Hierarchie.

Das sind die Schubladen des Aktenschrankes Ihres Computers, sozusagen. Verwenden Sie eine einfache Sprache, um Ihre Ordner zu benennen. Sie möchten nicht in Zukunft auf diese Liste von Ordnern schauen und sich fragen, was "TFK" oder welche andere interessante Abkürzung Sie erfunden haben.

4. Verschachtele Ordner in Ordnern.

Erstellen Sie nach Bedarf weitere Ordner in diesen Hauptordnern. Zum Beispiel könnte ein Ordner namens "Rechnungen" Ordner mit den Namen "2013", "2012" und "2011" enthalten. Ein für einen Client benannter Ordner kann die Ordner "customerdata" und "correspondence" enthalten.

Das Ziel besteht darin, jede Datei in einem Ordner zu haben, anstatt ein paar verwaiste Dateien zu haben.

Erstellen Sie jedoch keine komplexen, tiefschichtigen Ordnerstrukturen - verwenden Sie stattdessen möglichst beschreibende Dateinamen.

5. Befolgen Sie die Dateibenennungskonventionen.

Einige Betriebssysteme (wie Unix) erlauben keine Leerzeichen im Datei- oder Ordnernamen, so vermeiden Sie dies, wenn Sie Ihre IT-Umgebung ist gemischt - stattdessen verwenden, um die Unterstrichen als Trennzeichen (.. ZB Doe_John_Proposal doc) Andere Zeichen wie / ? : * | "Unter Windows sind auch Datei- oder Ordnernamen verboten.

Verwenden Sie beschreibende Dateinamen zur einfachen Identifizierung und zum Abruf, aber nicht über Bord - Datei- / Pfadnamen haben Längenbeschränkungen, die je nach Betriebssystem unterschiedlich sind. Die Pfadlänge für eine Datei (zB der Laufwerksbuchstabe + Ordnernamen + Dateiname) beträgt 260 Zeichen.

Verwenden Sie nach Möglichkeit gängige Abkürzungen.

6. Seien Sie spezifisch.

Geben Sie Dateien logisch, spezifische Namen und Datumsangaben in Dateinamen, wenn möglich.Das Ziel bei der Benennung von Dateien ist es, in der Lage zu sein, zu erkennen, worum es sich bei der Datei handelt, ohne sie öffnen und durchsuchen zu müssen.Wenn das Dokument also ein Brief an einen Kunden ist, der ihn daran erinnert, dass die Zahlung überfällig ist, wie "overdue_20120115", eher als etwas wie "letter". Wie können Sie wissen, wer der Brief ist, ohne ihn zu öffnen?

Wenn Sie Dateien per E-Mail oder auf tragbaren Geräten austauschen, möchten Sie vielleicht, dass der Dateiname spezifischer ist. Informationen, da der Ordner informa Diese Datei wird nicht in die freigegebene Datei aufgenommen. Zum Beispiel, wenn sich Ihr Dokument in Eigene Dateien Rechnungen 2014 Kunden Doe_John_20140416 befindet. doc und die Datei wird freigegeben oder per E-Mail gesendet, und der Empfänger wird sehen, dass es sich um Doe_John_20140416 handelt. doc und kann möglicherweise nicht erkennen, dass die Datei eine Kundenrechnung ist, ohne sie zu öffnen.

7. Datei, wie Sie gehen.

Die beste Zeit zum Einreichen eines Dokuments ist, wenn Sie es zum ersten Mal erstellen. Gewöhnen Sie sich also daran, das Dialogfeld "Speichern unter" zu verwenden, um Ihr Dokument abzulegen, es zu benennen und es an die richtige Stelle zu setzen.

8. Bestellen Sie Ihre Dateien für Ihre Bequemlichkeit.

Wenn es Ordner oder Dateien gibt, die Sie häufig verwenden, erzwingen Sie sie an die Spitze der Dateiliste, indem Sie sie mit a umbenennen! oder eine AA am Anfang des Dateinamens.

9. Löschen Sie Ihre Dateien regelmäßig.

Manchmal ist das, was alt ist, offensichtlich wie im obigen Beispiel des Ordners "Rechnungen".Ist dies nicht der Fall, bewahren Sie Ihre Ordner auf, indem Sie die alten Dateien löschen.

Löschen Sie nicht geschäftsbezogene Dateien, es sei denn, Sie sind absolut sicher, dass Sie die Datei nie wieder benötigen werden. Erstellen Sie stattdessen in Ihrer Hauptgruppe von Ordnern unter Ihrem Stammordner einen Ordner mit dem Namen "Alt" oder "Inaktiv" und verschieben Sie alte Dateien in diesen, wenn Sie auf sie stoßen.

10. Sichern Sie Ihre Dateien regelmäßig.

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Dateien auf ein anderes Laufwerk oder auf ein Band kopieren, ist es wichtig, ein regelmäßiges Backup-Programm einzurichten und zu befolgen. Siehe Die 3 Schritte zu einem erfolgreichen Backup-System.

Eine gute Dateiverwaltung macht es einfach, was Sie wollen

Die Verwaltung elektronischer Dokumente sollte Teil einer umfassenden Dokumentenverwaltungsstrategie für Ihr Unternehmen sein. Ein ordnungsgemäßer Dokumentenverwaltungsplan sollte alle Aspekte des Dokumentenhandlings umfassen, einschließlich Speicherung, Abruf, Sicherungen und Sicherheit.

Die Suchfunktion ist eine wundervolle Sache, aber sie wird niemals mit der Einfachheit zurechtkommen, direkt in einen Ordner oder eine Datei zu gelangen. Wenn Sie diese Tipps zur Dateiverwaltung konsequent befolgen, selbst wenn Sie nicht wissen, wo etwas ist, wissen Sie, wo es sein sollte - ein großer Vorteil, wenn es darum geht, das zu finden, wonach Sie suchen. Gute Dateiverwaltungspraktiken sparen Ihrem Unternehmen Zeit und Geld.