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Veranstaltungsplaner sind diejenigen, die eine kurze, aber informative Agenda für die von ihnen organisierten Meetings und Veranstaltungen erstellen müssen, einschließlich Tagesordnungen für einwöchige Firmenretreats. Ob es sich um einen Tag für Treffen von Niederlassungsleitern oder um vier Tage Teambuilding-Übungen für Neueinstellungen handelt, die Grundelemente bleiben dieselben.
Tipps für das Verfassen der Tagesordnung
Das Schreiben einer Tagesordnung für eine Veranstaltung - insbesondere eine mehrtägige Veranstaltung - ist manchmal eine Herausforderung, da die Tagesordnung (oder die Reiseroute auf einen Blick) kurz sein und alle notwendigen Informationen enthalten muss.
Schließlich sind die meisten Teilnehmer mit den angebotenen Programmen vertraut und wollen nicht an einem umfangreichen Dokument herumschnüffeln, um herauszufinden, wo sie sein sollten und wann. Es ist Ihre Aufgabe als Veranstaltungsplaner, den Besuchern das Leben so einfach wie möglich zu machen.
Die Grundelemente einer Agenda sollten die folgenden Informationen enthalten:
- Name und Ort des Ereignisses.
- Tag und genaue Uhrzeit jedes Ereignisses / jeder Aktivität bis zur Viertelstunde.
- Die Art des Ereignisses, wie z. B. eine kreative Brainstorming-Sitzung im Vergleich zu einer strategischen Zielsetzungssitzung vs. Podiumsdiskussion mit Teamleitern
- Relevante Informationen über die Veranstaltung, z. B. wie man sich für ein Treffen anzieht, wenn es ein Mittagessen ist, Abendessen oder Cocktailparty (z. B. Business Casual vs. Black-Tie)
- Tipp: Lassen Sie die Teilnehmer immer wissen, wo sie zusätzliche Informationen finden können, z. B. die Website der Gastgeberorganisation.
Beispiel Meeting Agenda Format
Die meisten Agendaformate haben einen Kopfbereich in der Mitte der Seite mit ein bis drei Textzeilen mit dem Namen der Veranstaltung, dem Namen der Organisation, in der die Veranstaltung stattfindet Ereignis und das Datum, an dem das Ereignis beginnt.
Die Agenda ist dann in zwei Spalten organisiert: Die linke Spalte enthält Daten und Uhrzeiten. Auf der rechten Seite ist der Name des Ereignisses zusammen mit Details über die Aktivität.
Ihre Tagesordnung sollte leicht zu befolgen sein, und wenn es sich um eine eintägige Veranstaltung handelt, versuchen Sie, alles auf eine Seite zu bringen. Denken Sie daran, dass die allgemeine Reiseroute eine von mehreren Aufgaben ist, die Sie zusammen mit anderen offiziellen Einladungsmaterialien wie elektronischen und gedruckten Einladungen vorbereiten müssen.
Da die Teilnehmer mehrere Kommunikationsmaterialien von Ihnen erhalten, gibt es viele Möglichkeiten, detaillierte Informationen in einem anderen Dokument bereitzustellen.
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