Eine Personalakte ist eine vom Arbeitgeber gespeicherte Dokumentation der Geschichte und des Status des gesamten Arbeitsverhältnisses mit einem einzelnen Mitarbeiter. Der Arbeitgeber führt diese Beschäftigungsdokumentation aus drei Gründen in einer Personalakte.
- Der Arbeitgeber möchte genaue Informationen griffbereit und organisiert haben, wenn Sie aus irgendeinem Grund auf die Informationen zugreifen müssen. Änderungen in Notfallkontakten, Angestelltenadressen, Verfolgung von Leistungsbeurteilungen, Disziplinarschreiben, Anerkennungs- und Bewerbungsunterlagen sind Beispiele für die Art von Informationen, auf die der Arbeitgeber schnell zugreifen können möchte.
- Der Arbeitgeber muss Unterlagen zu Personalangelegenheiten wie Auswahl der Mitarbeiter, Leistung, Arbeitsverlauf, Vergütungsgrundlage und interne Bewerbungsunterlagen aufbewahren, um nur einige zu nennen.
Ein EEOC-Anspruch, eine Klage oder sogar die Notwendigkeit, das Fehlen einer Gehaltserhöhung oder Beförderung an einen Arbeitnehmer zu rechtfertigen, erfordern, dass der Arbeitgeber diese Art von Arbeitnehmerdokumentation gesammelt und aufbewahrt hat. - Einige Mitarbeiteraufzeichnungen werden von Bundes- oder Landesregierungen verlangt, damit Arbeitgeber sie behalten können. Die Organisation der Mitarbeiterinformationen in einer Personalakte ist für den Zugriff und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und der Bereitschaft sinnvoll.
Arten von Personaldateien
Ein Arbeitgeber unterhält im Allgemeinen mehrere Arten von Personalakten für geschäftliche Zwecke, für die Vertraulichkeit der Mitarbeiter, für die medizinische Privatsphäre und für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Mir ist kein Gesetz bekannt, das sagt, wie viele Dateien ein Arbeitgeber aufbewahren muss.
Es gibt jedoch viele Gesetze, und für die Vertraulichkeit der Mitarbeiter gibt es bewährte Verfahren, die den Inhalt von Personalakten regeln und die Zugang zu diesen Informationen haben.
Dies sind die Personalakten, die die meisten Arbeitgeber in den USA führen. (Weltweite Gesetze und Praktiken können abweichen.)
- Personaldatei: Dies ist die Hauptangestelltenakte, die die Historie des Arbeitsverhältnisses enthält.
- Abrechnungsdatei: Sie möchten eine separate Datei für alle Abrechnungsprobleme in Bezug auf Gehalt und Leistungen verwalten.
- Mitarbeitermediatendossier: Das Bundesgesetz von 1996 (HIPAA) zur Krankenversicherungsportabilität und -verantwortung (HIPAA) schreibt vor, dass Arbeitgeber ihre Krankenakten vertraulich behandeln müssen.
- I-9 Mitarbeiter Formulare: Sie müssen eine separate Datei für alle Mitarbeiter (nicht pro Mitarbeiter) I-9 Formulare pflegen, da Sie keine Mitarbeiter der öffentlichen Hand benötigen, die berechtigt sind, diese Formulare unter einer Vielzahl zu prüfen. der Umstände, durch Ihre wichtigsten, vertraulichen Mitarbeiter-Personalakten schauen.
Zugriff von Mitarbeitern auf Personalakten
Mitarbeitern wird unter Anleitung und Überwachung von Mitarbeitern der Personalabteilung Zugriff auf ihre Personalakten gewährt.Mitarbeiterakten werden als Eigentum des Arbeitgebers angesehen, der die Verantwortung trägt, sie zu erhalten und zu schützen.
Beispieldatei für Personaldateien
Im Folgenden finden Sie eine Beispieldatei für Personaldateien zur Verwendung in Ihrem Unternehmen. Es wird erläutert, welche Dateien empfohlen werden und wer Zugriff auf jede Datei haben sollte.
Beispielrichtlinie
Das Unternehmen verwaltet drei Mitarbeiterdateien für jeden Mitarbeiter.
Für jeden Mitarbeiter von (Ihr Firmenname) wird eine Personaldatei gepflegt. Diese Personalakten enthalten vertrauliche Dokumente und werden von Mitarbeitern der Personalabteilung verwaltet und gewartet.
Der Zugriff auf diese Datei ist auf Personalangestellte beschränkt und setzt voraus, dass der Vorgesetzte jedes Mitarbeiters seine eigene Datei mit Dokumenten verwaltet, die für die Arbeitsleistung des Mitarbeiters relevant sind.
Typische Dokumente in einer Personalakte sind der Bewerbungsbogen, ein Familiennotfallkontaktformular, eine dokumentierte Disziplinarmaßnahmenhistorie, ein Lebenslauf, ein Mitarbeiterhandbuch und ein Abfertigungsbogen des Arbeitgebers, aktuelle persönliche Informationen und Arbeitszeugnisse.
Nicht alle Personaldateien enthalten die gleichen Dokumente, aber jede Personaldatei hat einige Dokumente, die identisch sind.
Abrechnungsdateien werden ebenfalls verwaltet. Abrechnungsdateien enthalten eine Historie der Arbeitsplätze, Abteilungen, Vergütungsänderungen usw. des Mitarbeiters. Der Zugriff auf die Abrechnungsdatei ist auf das entsprechende Personal in Buchhaltung und Personalwesen beschränkt.
Eine medizinische Akte des Mitarbeiters wird ebenfalls beibehalten. Der Inhalt der medizinischen Datei ist für niemanden verfügbar außer für Personalmitarbeiter und den Mitarbeiter, dessen Datensätze in der Datei gespeichert sind. Bei Ihrem Firmennamen erhalten medizinische Akten den höchsten Grad an sicherer Speicherung und Vertraulichkeit.
Ein Mitarbeiter kann seine Personalakte einsehen, indem er sich während der normalen Geschäftszeiten mit einer Mitarbeiterin des Personalwesens in Verbindung setzt. Kein Mitarbeiter darf ein Dokument aus seiner Personaldatei ändern oder entfernen, das in Anwesenheit einer Person des Personalpersonals eingesehen werden muss.
Auch bekannt als Mitarbeiterakten, Mitarbeiterunterlagen, Personalakten, Dokumentation
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